Cách viết Email bằng tiếng Nhật chuyên nghiệp

Email là phương thức giao tiếp phổ biến trong môi trường công sở và kinh doanh tại Nhật Bản. Mẫu email tiếng Nhật chuyên nghiệp và đúng format không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận mà còn giúp bạn tạo ấn tượng tốt và truyền đạt thông tin hiệu quả.

Dịch Thuật Số 1 sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách viết email tiếng Nhật đúng, thể hiện sự chuyên nghiệp và được đánh giá cao. 

>>> Xem thêm: Cách viết mẫu báo cáo bằng tiếng Nhật

Cách viết email bằng tiếng Nhật chuẩn - Cấu trúc chung

Một mẫu email tiếng Nhật chuẩn thường bao gồm 7 phần chính:

1. 宛名 (Atena - Người nhận)

Ghi rõ tên công ty/tổ chức, chức danh (nếu có) và tên đầy đủ của người nhận kèm theo kính ngữ "様 (sama)".

Ví dụ: XYZ株式会社 代表取締役 平野 友朗 様 (XYZ kabushiki kaisha daihyō torishimariyaku Hirano Tomorō sama)

> Lưu ý:

• Với người quen thuộc, có thể bỏ qua tên công ty và chức danh, chỉ cần ghi họ tên + 様.
• Với người rất thân thiết, có thể thay 様 bằng さん (san).

2. 挨拶 (Aisatsu - Lời chào)

Chọn lời chào phù hợp với mối quan hệ và tình huống.

Ví dụ:

Với người bên ngoài công ty:

• お世話になっております (Osewa ni natte orimasu) - Cảm ơn vì đã luôn giúp đỡ.
• いつも大変お世話になっております (Itsumo taihen osewa ni natte orimasu) - Cảm ơn vì đã luôn giúp đỡ tận tình.
• お世話になります (Osewa ni narimasu) - Mong nhận được sự giúp đỡ (dùng khi liên hệ lần đầu).

Với người trong công ty: お疲れ様です (Otsukaresama desu) - Cảm ơn vì đã làm việc vất vả.

Hoặc bạn cũng có thể tham khảo các cụm từ như:

• ご無沙汰しております (Gobusata shite orimasu) - Lâu rồi không gặp.
• 先日は、ありがとうございました (Senjitsu wa, arigatou gozaimashita) - Cảm ơn vì ngày hôm qua.
• 早速のご連絡ありがとうございます (Sassoku no gorenraku arigatou gozaimasu) - Cảm ơn bạn đã liên hệ sớm.

3. 名乗り (Nanori - Xưng tên)

Giới thiệu bản thân bằng cách ghi rõ công ty, chức danh (nếu có) và tên đầy đủ của bạn.

Ví dụ:

[Chức vụ] をしております、[Họ và tên] と申します ([Chức vụ] o shite orimasu, [Họ và tên] to mōshimasu).

[Công ty] の [Họ và tên] と申します ([Công ty] no [Họ và tên] to mōshimasu).

4. 要旨 (Yōshi - Nội dung chính)

Tóm tắt ngắn gọn mục đích chính của email.

Ví dụ:

打ち合わせの日程について、ご相談いたします (Uchiawase no nichiji ni tsuite, gōgi itashimasu) - Tôi muốn thảo luận về lịch trình của cuộc họp.

先日のお礼を申し上げたく、メールをお送りしました (Senjitsu no orei o mōshiagetaku, mēru o okurishimashita) - Tôi gửi email này để cảm ơn về việc hôm trước.

… についてお詫びを申し上げたく、ご連絡いたしました (... ni tsuite owabi o mōshiagetaku, gorenraku itashimashita) - Tôi liên hệ để xin lỗi về …

お見積内容のご確認のために、ご連絡いたしました (Omitsumori naiyō no gokakunin no tame ni, gorenraku itashimashita) - Tôi muốn liên hệ để xác nhận nội dung báo giá.

5. 詳細 (Shōsai - Nội dung chi tiết)

• Trình bày chi tiết thông tin, yêu cầu hoặc vấn đề cần giải quyết.
• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu, tránh dài dòng.
• Có thể sử dụng danh sách, liệt kê, gạch đầu dòng để làm rõ nội dung.

Ví dụ:

内容: ビジネスメールコミュニケーション講座 (Naiyō: Bijinesu mēru komyunikēshon kōza) - Nội dung: Bài giảng giao tiếp trong kinh doanh.

日時: 2024年4月19日（金） (Jitsuji: 2024 nen 4 gatsu 19 nichi (kin)) - Thời gian: Ngày 19 tháng 4 năm 2024 (Thứ Sáu).

場所: 株式会社アイ・コミュニケーション (Basho: Kabushiki gaisha Topu-komyunikēshon) - Địa điểm: Công ty cổ phần Topu-communication.

対象: 新入社員もしくは研修担当者 (Taishō: Shinnyūshain moshikuha kenshū tantōsha) - Đối tượng: Nhân viên mới hoặc người phụ trách đào tạo.

6. 結びの挨拶 (Musubi no aisatsu - Chào hỏi kết thúc)

Sau khi trình bày xong nội dung chi tiết, bạn cần sử dụng một câu chào lịch sự để kết thúc email. Một số câu chào kết thúc phổ biến:

今後ともよろしくお願いいたします (Kongotomo yoroshiku onegai itashimasu) - Mong nhận được sự giúp đỡ của bạn trong tương lai.

ご検討の程、よろしくお願いいたします (Gokentō no hodo, yoroshiku onegai itashimasu) - Mong bạn xem xét.

引き続きよろしくお願いいたします (Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu) - Mong tiếp tục nhận được sự hợp tác của bạn.

ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします (Gokyōryoku itadakemasu yō, yoroshiku onegai itashimasu) - Rất mong nhận được sự hợp tác từ bạn.

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします (Oisogashii tokoro osore irimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu) - Xin lỗi vì đã làm phiền bạn trong thời gian bận rộn, nhưng mong bạn giúp đỡ.

7. 署名 (Shomei - Ký tên)

Phần ký tên cung cấp thông tin liên hệ đầy đủ của bạn để người nhận có thể dễ dàng liên lạc lại. Thông tin cần thiết trong phần ký tên sẽ bao gồm:

• 会社名 (Kaishamei) - Tên công ty.
• 部署名 (Bushomei) - Tên bộ phận (nếu có).
• 名前 (Namae) - Tên đầy đủ (nếu tên khó đọc, hãy thêm phiên âm).
• 郵便番号 (Yūbin bangō) - Mã bưu điện.
• 住所 (Jūsho) - Địa chỉ.
• ビル・建物名 (Biru/tatemono mei) - Tên tòa nhà (nếu có).
• 電話番号 (Denwa bangō) - Số điện thoại.
• ファクス番号 (Fakusu bangō) - Số fax (nếu có).
• メールアドレス (Mēru adoresu) - Địa chỉ email.
• URL - Địa chỉ trang web của công ty (nếu có).

Những lưu ý khi viết email tiếng Nhật

Dưới đây là những lưu ý quan trọng để đảm bảo email của bạn chuyên nghiệp và hiệu quả:

• Định dạng email:
  • Phông chữ: Sử dụng phông chữ dễ đọc như Meiryo, Yu Gothic hoặc MS Gothic.
  • Cỡ chữ: Cỡ chữ 10-12 là phù hợp.
  • Căn chỉnh lề: Căn lề trái và phải đều nhau.
  • Khoảng cách dòng: Sử dụng khoảng cách dòng 1.0 hoặc 1.5.
  • Màu sắc và hình ảnh: Tránh sử dụng quá nhiều màu sắc hoặc hình ảnh.
• Sử dụng kính ngữ phù hợp: Kính ngữ là yếu tố quan trọng trong giao tiếp tiếng Nhật, thể hiện sự tôn trọng và lịch sự. Hãy lựa chọn kính ngữ phù hợp với mối quan hệ và địa vị của người nhận.
• Văn phong trang trọng: Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, tránh dùng tiếng lóng, ngôn ngữ thông tục hoặc biểu tượng cảm xúc.
• Cấu trúc rõ ràng: Chia email thành các đoạn văn ngắn gọn, dễ đọc. Sử dụng các tiêu đề, danh sách, hoặc gạch đầu dòng để làm rõ nội dung.
• Tránh viết tắt: Viết đầy đủ các từ và cụm từ, trừ khi đó là những từ viết tắt phổ biến và được chấp nhận trong văn viết trang trọng.
• Tránh nói "không" trực tiếp: Thay vì nói "không" trực tiếp, hãy sử dụng những cách diễn đạt gián tiếp để từ chối hoặc bày tỏ sự không đồng tình.

Những mẫu email bằng tiếng Nhật phổ biến

Dưới đây là hướng dẫn về cách viết một số loại email tiếng Nhật phổ biến trong môi trường công việc và học tập:

Cách viết email gửi CV xin việc bằng tiếng Nhật

• 件名 (Kenmei - Chủ đề): [Vị trí ứng tuyển] 応募書類 (Ōbo shorui - Hồ sơ ứng tuyển cho [vị trí ứng tuyển])
• Nội dung:
  • Giới thiệu bản thân và bày tỏ mong muốn ứng tuyển.
  • Tóm tắt kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp với yêu cầu công việc.
  • Đính kèm CV và thư xin việc.
  • Cảm ơn nhà tuyển dụng và mong nhận được phản hồi.

Ví dụ:

件名: 営業職 応募書類

株式会社 [Tên công ty] 採用ご担当者様

いつもお世話になっております。

[Họ tên của bạn] と申します。

貴社ホームページを拝見し、営業職の募集に興味を持ち、応募させていただきました。

[Số năm] 年の営業経験があり、 [Kỹ năng 1], [Kỹ năng 2] に自信があります。

履歴書と職務経歴書を添付いたしましたので、ご査収いただければ幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

Cách trả lời email mời phỏng vấn bằng tiếng Nhật

• 件名 (Kenmei - Chủ đề): 面接日時のご確認 (Mensetsu nichiji no go-kakunin - Xác nhận thời gian phỏng vấn)
• Nội dung:

Cảm ơn nhà tuyển dụng đã mời phỏng vấn.

Xác nhận thời gian và địa điểm phỏng vấn.

Bày tỏ sự mong đợi buổi phỏng vấn.

Ví dụ:

件名: 面接日時のご確認

株式会社 [Tên công ty] 採用ご担当者様

お世話になっております。

[Họ tên của bạn] です。

先日は面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

[Ngày] [Giờ] の面接を承知いたしました。

当日はよろしくお願いいたします。

Email chào hỏi của nhân viên mới bằng tiếng Nhật

• 件名 (Kenmei - Chủ đề): 着任のご挨拶 (Chakunin no go-aisatsu - Chào hỏi khi nhận nhiệm vụ)
• Nội dung:

Giới thiệu bản thân và vị trí công việc.

Bày tỏ sự háo hức khi gia nhập công ty.

Mong nhận được sự giúp đỡ và hợp tác từ đồng nghiệp.

Ví dụ:

件名: 着任のご挨拶

[Bộ phận] 各位

初めまして、[Ngày] より [Bộ phận] に着任いたしました、[Họ tên của bạn] と申します。

[Giới thiệu bản thân]

皆様のご指導ご鞭撻を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

Cách viết email xin lỗi bằng tiếng Nhật

• 件名 (Kenmei - Chủ đề): お詫び (O-wabi - Xin lỗi)
• Nội dung:

Bày tỏ lời xin lỗi chân thành về lỗi lầm đã gây ra.

Giải thích lý do và nêu biện pháp khắc phục (nếu có).

Mong nhận được sự thông cảm.

Ví dụ:

件名: お詫び

[Tên người nhận] 様

平日お世話になっております。

[Họ tên của bạn] です。

この度は、[Lỗi lầm] の件につきまして、多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

[Giải thích lý do]

今後このようなことがないよう、十分に注意してまいります。

何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

Email trao đổi lịch trình bằng tiếng Nhật 

• 件名 (Kenmei - Chủ đề): スケジュール調整のお願い (Schedule chōsei no o-negai - Yêu cầu điều chỉnh lịch trình)
• Nội dung:

Nêu rõ lý do cần điều chỉnh lịch trình.

Đề xuất thời gian hoặc phương án thay thế.

Mong nhận được phản hồi.

Ví dụ:

件名: スケジュール調整のお願い

[Tên người nhận] 様

お世話になっております。

[Họ tên của bạn] です。

[Lý do] のため、[Ngày] [Giờ] の [Sự kiện] への出席が難しくなりました。

[Ngày giờ] に変更していただくことは可能でしょうか。

ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

Cách viết mail xin nghỉ học bằng tiếng Nhật

• 件名 (Kenmei - Chủ đề): 欠席のご連絡 (Kesseki no go-renraku - Thông báo vắng mặt)
• Nội dung:

Nêu rõ lý do vắng mặt.

Thông báo thời gian vắng mặt.

Xin lỗi vì sự bất tiện gây ra.

(Nếu là sinh viên) Hỏi về bài tập và nội dung đã học trong thời gian vắng mặt.

Ví dụ:

件名: 欠席のご連絡

[Tên giáo viên] 先生

[Họ tên của bạn] です。

[Lý do] のため、[Ngày] は 授業を欠席させていただきます。

ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

[Thời gian vắng mặt] までの授業内容と課題について、教えていただけないでしょうか。

よろしくお願いいたします。

Trường hợp nào không nên sử dụng email?

Mặc dù email là công cụ giao tiếp phổ biến và tiện lợi, nhưng có những trường hợp không nên sử dụng email để tránh gây hiểu lầm hoặc ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Dưới đây là một số trường hợp bạn nên cân nhắc sử dụng phương thức giao tiếp khác:

1. Công việc quan trọng, cần phản hồi gấp

Trong trường hợp này, email có thể bị bỏ sót hoặc mất thời gian để người nhận đọc và phản hồi.

Giải pháp đặt ra là bạn có thể gọi điện thoại trực tiếp để đảm bảo người nhận nắm bắt thông tin ngay lập tức và có thể phản hồi kịp thời. Hoặc sử dụng các ứng dụng chat nội bộ công ty hoặc ứng dụng nhắn tin phổ biến để trao đổi thông tin nhanh chóng.

2. Đi làm muộn hoặc xin phép nghỉ

Email có thể không được kiểm tra kịp thời, dẫn đến việc thông tin không đến được với cấp trên.

Trường hợp này bạn có thể gọi điện thoại trực tiếp cho người phụ trách để thông báo về việc đi muộn hoặc xin nghỉ phép. Nếu không thể gọi điện thoại, hãy sử dụng ứng dụng chat để thông báo và giải thích lý do.

3. Các trường hợp khác

• Truyền đạt thông tin nhạy cảm: Email có thể dễ dàng bị đánh cắp hoặc rò rỉ thông tin.
• Giải quyết mâu thuẫn hoặc xung đột: Email không thể truyền tải được ngữ điệu và cảm xúc, dễ dẫn đến hiểu lầm và làm tình hình thêm căng thẳng.
• Thảo luận các vấn đề phức tạp: Email không phải là công cụ phù hợp để thảo luận các vấn đề phức tạp, cần sự tương tác và trao đổi trực tiếp.

Mẫu email tiếng Nhật chuyên nghiệp là kỹ năng cần thiết trong bối cảnh giao thương quốc tế ngày càng phát triển. Việc nắm vững cấu trúc, văn phong và những lưu ý văn hóa sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt và đạt hiệu quả giao tiếp cao với đối tác, khách hàng hay đồng nghiệp người Nhật.

Tuy nhiên, không phải ai cũng có đủ thời gian và kiến thức để tự tin soạn thảo những email tiếng Nhật quan trọng. Lúc này, dịch vụ dịch thuật tiếng Nhật chuyên nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu.

Dù bạn cần dịch email từ tiếng Nhật sang tiếng Việt hay ngược lại, Dịch Thuật Số 1 sẽ đồng hành cùng bạn, giúp bạn truyền tải thông điệp một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, góp phần củng cố mối quan hệ kinh doanh và mở rộng cơ hội hợp tác.

Thông tin liên hệ

• VĂN PHÒNG HÀ NỘI
  • Địa chỉ: 46 Hoàng Cầu
  • Điện thoại: 0243.784.2264 – 0243.519.0800
  • Email: hanoi@dichthuatso1.com
• VĂN PHÒNG TP HỒ CHÍ MINH - CƠ SỞ 1
  • Địa chỉ: 187A Cách Mạng Tháng 8, Phường 4, Quận 3
  • Điện thoại: 028.62.60.86.86 – 028.62.96.7373
  • Email: saigon@dichthuatso1.com
• VĂN PHÒNG TP HỒ CHÍ MINH- CƠ SỞ 2
  • Địa chỉ: 115 Võ Thị Sáu, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3
  • Điện thoại: 028.2253.8601 – 028.2253.8602
  • Email: hcm@dichthuatso1.com
• VĂN PHÒNG ĐÀ NẴNG
  • Địa chỉ: Phòng 4.2.3, Tầng 4, Tòa nhà DanaBook, 76 Bạch Đằng
  • Điện thoại: 0236.62.76.777 – 0236.62.78.777
  • Email: danang@dichthuatso1.com

 

Giải thưởng dành được

Dịch vụ Tiêu Biểu Châu Á Thái Bình Dương

Thương hiệu hàng đầu - TOP BRAND

Thương hiệu uy tín - TRUSTED BRAND

Cơ quan thuế nhiều năm tuyên dương