Chứng nhận lãnh sự là gì? Tổng quan về thủ tục chứng nhận lãnh sự

Trong thời đại hội nhập quốc tế, việc di chuyển, làm việc, du lịch hay định cư ở nước ngoài ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, để các tài liệu này có hiệu lực hợp pháp tại nước ngoài, chúng phải trải qua quy trình chứng nhận lãnh sự. Vậy chứng nhận lãnh sự là gì?

Bài viết này sẽ cung cấp tổng quan đầy đủ về chứng nhận lãnh sự, quy trình thực hiện và những điểm cần lưu ý để bạn có thể chuẩn bị hồ sơ đúng cách và tiết kiệm thời gian khi làm thủ tục.

CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ TRỌN GÓI

Chứng nhận lãnh sự là gì? 

Theo Khoản 1 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên tài liệu Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Chứng nhận lãnh sự đảm bảo rằng các giấy tờ của một quốc gia được công nhận và có hiệu lực tại quốc gia khác, loại bỏ nghi ngờ về tính hợp pháp và xác thực của con dấu hoặc chữ ký trên tài liệu.

Ví dụ:

• Đối với giấy tờ của Việt Nam sử dụng tại Trung Quốc, cần chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) hoặc Sở Ngoại vụ TPHCM trước khi được hợp pháp hóa bởi Đại sứ quán Trung Quốc tại Việt Nam.
• Đối với giấy tờ từ Trung Quốc sử dụng tại Việt Nam, cần được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan ngoại giao Trung Quốc trước khi hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Việt Nam.

>>> Xem thêm: Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự là gì?

Tại sao cần chứng nhận lãnh sự?

Chứng nhận lãnh sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp và công nhận tài liệu giữa các quốc gia. Dưới đây là những lý do cụ thể vì sao chứng nhận lãnh sự là cần thiết:

• Đảm bảo tính xác thực và hợp pháp: Chứng nhận lãnh sự giúp xác nhận giấy tờ, tài liệu không bị làm giả và có giá trị pháp lý, giúp tạo niềm tin cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân khi sử dụng tài liệu có yếu tố nước ngoài.
• Công nhận giữa các quốc gia: Chứng nhận lãnh sự giúp tài liệu được công nhận tại quốc gia khác mà không gặp trở ngại, đặc biệt khi các giấy tờ này liên quan đến hoạt động như du học, xin việc hoặc đầu tư.
• Bảo vệ quyền lợi của công dân Việt Nam ở nước ngoài: Các giấy tờ, văn bản được chứng nhận lãnh sự sẽ được các cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài công nhận, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các thủ tục hành chính, xin visa, giấy phép lao động, học tập, định cư,...

Chứng nhận lãnh sự làm ở đâu?

Chứng nhận lãnh sự là một thủ tục cần thiết để các giấy tờ, văn bản của Việt Nam được công nhận và sử dụng hợp pháp ở nước ngoài. Vậy, chứng nhận lãnh sự được thực hiện ở đâu?

• Tại Việt Nam: Cục lãnh sự Bộ ngoại giao Việt Nam và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.
• Tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền, thường là Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của Việt Nam tại quốc gia đó.

Bảng giá cho dịch vụ Hợp pháp hoá lãnh sự trọn gói tại Dịch Thuật Số 1:

Lưu ý: Khách hàng có thể lựa chọn làm tới bất kỳ bước nào và tự hoàn thiện các bước còn lại. Dịch Thuật Số 1 sẽ chỉ thu phí tới bước nào mà khách hàng cần chúng tôi làm.

>>> Xem thêm: Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự tại Bộ ngoại giao

Quy trình chứng nhận lãnh sự

Dưới đây là quy trình chứng nhận lãnh sự được triển khai chi tiết cho từng loại giấy tờ:

1. Đối với giấy tờ Việt Nam sử dụng tại nước ngoài

Bước 1: Chứng nhận tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam
Giấy tờ được nộp tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM để xác nhận con dấu và chữ ký trên tài liệu.

Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao nước ngoài
Sau khi được chứng nhận tại Việt Nam, giấy tờ cần được hợp pháp hóa tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán của quốc gia tiếp nhận tài liệu (ví dụ: Đại sứ quán Trung Quốc tại Việt Nam).

2. Đối với giấy tờ nước ngoài sử dụng tại Việt Nam

Bước 1: Chứng nhận lãnh sự tại quốc gia cấp giấy tờ
Cơ quan ngoại giao của nước cấp tài liệu (ví dụ: Bộ Ngoại giao Trung Quốc) xác nhận con dấu, chữ ký trên giấy tờ.

Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam
Sau khi được chứng nhận, giấy tờ cần nộp tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài hoặc các cơ quan ngoại giao của Việt Nam để hợp pháp hóa và được công nhận hợp lệ.

>>> Xem thêm: Chi tiết thủ tục Hợp pháp hóa/Chứng nhận lãnh sự

Những tài liệu nào cần chứng nhận lãnh sự?

Những tài liệu của Việt Nam cần được hợp pháp hóa lãnh sự để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài bao gồm:

1. Giấy tờ, văn bản liên quan đến nhân thân:

• Giấy khai sinh
• Giấy chứng nhận kết hôn
• Giấy chứng nhận ly hôn
• Giấy chứng nhận độc thân
• Hộ chiếu
• CMND/CCCD
• Các giấy tờ, văn bản liên quan đến thay đổi thông tin nhân thân

2. Giấy tờ, văn bản liên quan đến tài sản:

• Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà đất
• Giấy chứng nhận đăng ký xe
• Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản khác

3. Giấy tờ, văn bản liên quan đến giao dịch kinh doanh:

• Giấy phép kinh doanh
• Hợp đồng kinh tế
• Hóa đơn

4. Giấy tờ, văn bản liên quan đến học tập:

• Bằng tốt nghiệp đại học
• Bằng trung học phổ thông
• Chứng chỉ tiếng Anh
• Chứng chỉ nghề nghiệp

5. Giấy tờ, văn bản liên quan đến lý lịch tư pháp: Giấy chứng nhận lý lịch tư pháp

Thời gian và chi phí chứng nhận lãnh sự

Chứng nhận lãnh sự là một thủ tục cần thiết khi bạn cần sử dụng giấy tờ, văn bản của Việt Nam ở nước ngoài. Tuy nhiên, thời gian và chi phí cho thủ tục này có thể khác nhau tùy trường hợp.

Thời gian xử lý:

• Thường từ 3-7 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Một số quốc gia có thể yêu cầu thời gian lâu hơn, tùy thuộc vào quy định của mỗi nước.

Chi phí:

• Bao gồm lệ phí của cơ quan ngoại giao và các chi phí dịch vụ (nếu thông qua đơn vị trung gian).
• Chi phí có thể dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng cho mỗi tài liệu, tùy thuộc vào:
  • Số lượng giấy tờ cần chứng nhận
  • Quốc gia cần chứng nhận
  • Loại giấy tờ (Bằng cấp, Giấy phép, Hợp đồng,...)
  • Cách thức thực hiện (Trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính)

Chứng nhận lãnh sự có thời hạn bao lâu?

Theo Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao đã được chứng thực hoặc được cấp từ sổ gốc thì không có thời hạn.

Tuy nhiên, trên thực tế, khi làm việc với cơ quan nhà nước, hiệu lực của các tài liệu, giấy tờ sao y, chứng thực thường được yêu cầu có thời hạn 3 tháng hoặc 6 tháng kể từ khi sao y.

Để chắc chắn về thời hạn hiệu lực của chứng nhận lãnh sự, bạn nên liên hệ trực tiếp với cơ quan nhà nước liên quan (Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài) để được tư vấn cụ thể về mỗi trường hợp.

Khác biệt giữa chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự

Mặc dù chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự thường được nhắc đến trong cùng quy trình xác nhận giấy tờ quốc tế, nhưng hai khái niệm này có những điểm khác biệt cụ thể trong quy trình, thẩm quyền và vai trò của từng giai đoạn. Chi tiết được thể hiện trong bảng phân biệt sau:

Chứng nhận lãnh sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp và giá trị pháp lý của các tài liệu khi được sử dụng ở nước ngoài hoặc tại Việt Nam. Quy trình chứng nhận lãnh sự không chỉ giúp các cá nhân và tổ chức đảm bảo quyền lợi hợp pháp mà còn tạo thuận lợi trong các giao dịch và thủ tục hành chính. 

Để tiết kiệm thời gian và công sức, bạn có thể lựa chọn dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói tại Dịch Thuật Số 1. Chúng tôi sẽ thay mặt bạn hoàn thiện mọi thủ tục một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp và với chi phí hợp lý, giúp bạn yên tâm thực hiện các kế hoạch cá nhân và kinh doanh mà không gặp rắc rối về giấy tờ. Liên hệ ngay hotline 0779.088.868 để được tư vấn và báo giá.

 

Giải thưởng dành được

Dịch vụ Tiêu Biểu Châu Á Thái Bình Dương

Thương hiệu hàng đầu - TOP BRAND

Thương hiệu uy tín - TRUSTED BRAND

Cơ quan thuế nhiều năm tuyên dương