Hợp pháp hóa lãnh sự Ba Lan: Chi tiết hồ sơ và thủ tục 2024

Bạn đang có kế hoạch đầu tư, làm việc, du lịch hoặc kết hôn tại Ba Lan? Bạn cần sử dụng giấy tờ từ Việt Nam tại Ba Lan hoặc ngược lại? Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Ba Lan là bước quan trọng để đảm bảo rằng các giấy tờ của bạn được công nhận và có hiệu lực pháp lý tại quốc gia này. 

Việt Nam không phải là thành viên của Công ước Hague ký vào năm 1961, liên quan đến việc miễn hợp pháp hóa giấy tờ công. Ngược lại, Ba Lan đã gia nhập Công ước này từ lâu. Điều này có nghĩa là để sử dụng giấy tờ của Việt Nam tại Ba Lan hoặc ngược lại, bạn bắt buộc phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. 

Bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến:

• Hợp pháp hóa lãnh sự Ba Lan cho giấy tờ Việt Nam
• Hợp pháp hóa lãnh sự Ba Lan cho giấy tờ Ba Lan

Cùng Dịch Thuật Số 1 tìm hiểu chi tiết thủ tục, hồ sơ và các lưu ý cần thiết để quá trình hợp pháp hóa lãnh sự Ba Lan diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

LIÊN HỆ TƯ VẤN DỊCH VỤ

Hợp pháp hóa / chứng nhận lãnh sự Ba Lan là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự Ba Lan là quy trình pháp lý cần thiết để đảm bảo rằng các giấy tờ từ Việt Nam hoặc Ba Lan được công nhận hợp pháp tại quốc gia còn lại. Quy trình này bao gồm hai bước chính: chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự. 

Chứng nhận lãnh sự: Là bước đầu tiên trong quy trình hợp pháp hóa Ba Lan. Giấy tờ cần được chứng thực bởi cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia cấp giấy tờ. Mục đích của việc này là xác thực rằng con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ đó là hợp pháp. 

• Cơ quan chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng ở Ba Lan: Cục Lãnh sự Bộ Ngoại Giao Việt Nam ở Hà Nội / Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh.
• Cơ quan chứng nhận lãnh sự giấy tờ Ba Lan sử dụng tại Việt Nam: Bộ ngoại giao, Bộ Văn hóa, Di sản quốc gia và thể thao,…

Hợp pháp hóa lãnh sự: Là bước thứ hai và diễn ra sau khi giấy tờ đã được chứng nhận. Hợp pháp hóa lãnh sự được thực hiện tại cơ quan ngoại giao của quốc gia nơi giấy tờ đó sẽ được sử dụng (Ba Lan hoặc Việt Nam). Quy trình này giúp chứng thực con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, đảm bảo rằng giấy tờ đó có giá trị pháp lý khi được sử dụng tại quốc gia mà bạn hợp pháp hóa.

• Cơ quan có thẩm quyền Hợp pháp hóa lãnh sự Ba Lan: Đại sứ quán/ Lãnh sự quán của Ba Lan tại Việt Nam hoặc Đại sứ quán/ Lãnh sự quán Việt Nam tại Ba Lan.

Giấy tờ nào cần hợp pháp hóa lãnh sự Ba Lan?

Hợp pháp hóa lãnh sự Ba Lan thường được yêu cầu cho các mục đích cá nhân hoặc thương mại như xin việc, đăng ký kết hôn, đầu tư,... Để đảm bảo giấy tờ được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Ba Lan, dưới đây là danh sách các giấy tờ phổ biến thường được yêu cầu hợp pháp hóa:

• Giấy khai sinh
• Giấy chứng tử
• Giấy đăng ký kết hôn.
• Giấy xác nhận độc thân.
• Bằng đại học, chứng chỉ.
• Lý lịch tư pháp.
• Giấy xác nhận kinh nghiệm.
• Giấy đăng ký kinh doanh.
• Giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp.
• Giấy chứng nhận nguồn gốc, xuất xứ (CO).
• Hóa đơn xuất nhập khẩu.

Ngoài ra, theo Điều 14 và 15 của Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1993, các loại giấy tờ lao động, dân sự, gia đình và hình sự do cơ quan có thẩm quyền lập, chứng thực của Ba Lan và Việt Nam được miễn hợp pháp hóa nếu sử dụng cho mục đích tương trợ tư pháp. 

Thêm vào đó, theo Điều 34 của Hiệp định lãnh sự năm 1979, các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự được cấp bởi Cơ quan đại diện của Ba Lan tại Việt Nam và ngược lại cũng được miễn hợp pháp hóa.

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Ba Lan

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Ba Lan:

Bước 1: Dịch thuật công chứng

Trước tiên, bạn cần mang tài liệu đề nghị hợp pháp hóa đi dịch thuật công chứng sang tiếng Ba Lan hoặc tiếng Anh. Có thể thực hiện tại phòng công chứng Nhà nước hoặc phòng Tư pháp.

>>> Xem thêm: Dịch thuật công chứng Nhà nước lấy ngay

Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao / Sở Ngoại vụ Việt Nam

1. Chuẩn bị hồ sơ:

Để xin chứng nhận lãnh sự, bạn cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự: Theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
• Giấy tờ tùy thân:
  • Bản chính (CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) nếu nộp hồ sơ trực tiếp.
  • Bản sao giấy tờ tùy thân nếu nộp qua bưu điện (không cần chứng thực).
  • Giấy tờ đề nghị chứng nhận lãnh sự: Bản gốc đã được dịch thuật công chứng.
  • Bản sao các giấy tờ: Bản sao của các tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
• Phong bì ghi rõ địa chỉ người nhận: Nếu gửi hồ sơ qua bưu điện và yêu cầu gửi trả hồ sơ.

2. Nộp hồ sơ:

Đối với các tỉnh từ Đà Nẵng trở ra Bắc: Nộp tại Cục Lãnh sự Hà Nội.

• Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.
• Điện thoại: 024 3845 0538.
• Thời gian làm việc: 08h00 - 12h00 và 13h30 - 17h30 từ thứ Hai đến thứ Sáu.

Đối với các tỉnh từ Quảng Ngãi trở vào Nam: Nộp tại Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh.

• Địa chỉ: 123 Lê Thánh Tôn, Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.
• Điện thoại: 028 3822 6551.
• Thời gian làm việc: 08h00 - 12h00 và 13h30 - 17h30 từ thứ Hai đến thứ Sáu.

3. Nhận kết quả

Bạn sẽ nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan hoặc qua bưu điện trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ hợp lệ. Đối với hồ sơ từ 10 tài liệu trở lên, thời gian có thể kéo dài nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự

1. Đặt lịch hẹn:

Sau khi nhận chứng nhận lãnh sự, bạn cần đặt lịch hẹn để thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Ba Lan ở Việt Nam tại đây. Lưu ý rằng bạn không thể đặt lịch hẹn sớm hơn 5 ngày từ ngày nộp hồ sơ chứng nhận lãnh sự.

2. Chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự:

Bạn cần chuẩn bị:

• Đơn xin hợp pháp hóa lãnh sự: Theo mẫu.
• Giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự: 01 bản gốc + 01 bản sao đã được chứng nhận lãnh sự.
• Bản dịch giấy tờ: Bản dịch kèm theo 01 bản sao.
• Hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân: Bản gốc và 01 bản copy.

Lưu ý: Lãnh sự chỉ hợp pháp hóa trên bản gốc hoặc bản sao chính thức, không chấp nhận bản chụp đen trắng hoặc bản in từ hệ thống điện tử.

3. Nộp hồ sơ:

Nộp hồ sơ tại Đại sứ quán Ba Lan – Hà Nội theo lịch hẹn. Bạn có thể ủy quyền cho người khác nộp và nhận hồ sơ, kèm theo giấy ủy quyền đã được công chứng và bản photo giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.

• Địa chỉ: 5 Chùa Một Cột, Ba Đình, Hà Nội
• Điện thoại: +84 24 3845 2027 / +84 24 3845 3728
• Email: hanoi.amb.wk@msz.gov.pl
• Thời gian làm việc: 8h00 – 16h30 từ thứ Hai đến thứ Sáu.

4. Nhận kết quả:

Kết quả sẽ được cập nhật trên trang web của Đại sứ quán. Bạn có thể đến nhận hồ sơ vào thứ Tư trong khung giờ 13h00 – 15h00.

Bảng giá cho dịch vụ Hợp pháp hoá lãnh sự trọn gói tại Dịch Thuật Số 1 để Hợp pháp hóa giấy tờ cấp tại Việt Nam cần sử dụng tại Ba Lan:

Lưu ý: Khách hàng có thể lựa chọn làm tới bất kỳ bước nào và tự hoàn thiện các bước còn lại. Dịch Thuật Số 1 sẽ chỉ thu phí tới bước nào mà khách hàng cần chúng tôi làm.

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Ba Lan sử dụng tại Việt Nam

Bước 1: Chứng nhận lãnh sự tại Ba Lan

1. Chuẩn bị hồ sơ:

• Đơn xin chứng thực lãnh sự.
• Các tài liệu cần được chứng thực lãnh sự (01 bản gốc và 01 bản sao).

2. Nộp hồ sơ tại Cơ quan có thẩm quyền:

Các tài liệu cần chứng thực:

• Văn bản công chứng và tài liệu của tòa án phải được chứng thực bởi Chánh án tòa án khu vực có thẩm quyền.
• Chứng chỉ, văn bằng, chỉ mục hoặc chứng thực của các tổ chức giáo dục đại học sẽ được chứng thực bởi Cơ quan Trao đổi Học thuật Quốc gia (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej).
• Giấy chứng nhận, văn bằng, chỉ mục hoặc chứng thực do các trường nghệ thuật cấp phải được Bộ Văn hóa, Di sản Quốc gia và Thể thao chứng thực.
• Giấy chứng nhận thợ thủ công phải được chứng thực bởi Hiệp hội Thủ công Ba Lan tại Warsaw.
• Giấy chứng nhận và tài liệu của trường tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thông phải được giám đốc nhà trường có thẩm quyền chứng thực.
• Các tài liệu liên quan đến trình độ y tế (bằng tốt nghiệp bác sĩ chuyên khoa, chứng chỉ kiểm tra y tế quốc gia, chứng chỉ do phòng y tế cấp) phải được Bộ Y tế chứng thực.
• Các tài liệu thương mại sẽ được chứng thực bởi Phòng Thương mại Ba Lan tại Warsaw và các phòng thương mại khu vực.

Lưu ý: Bạn có thể gửi tài liệu qua đường bưu điện nhưng cần kèm theo bằng chứng thanh toán (bản sao chuyển khoản ngân hàng hoặc bản in sao kê tài khoản điện tử) cùng địa chỉ gửi lại bản chứng nhận.

3. Nhận kết quả chứng thực:

Thời gian chứng nhận lãnh sự là 1 ngày nếu nộp trực tiếp, từ 2-3 tuần nếu nộp qua đường bưu điện.

Bước 2: Dịch thuật công chứng ra tiếng Việt, tiếng Anh

Dịch các giấy tờ cần chứng thực ra tiếng Việt hoặc tiếng Anh và tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam ở Ba Lan.

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam ở Ba Lan

1. Chuẩn bị hồ sơ:

• 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
• 01 Bản chính giấy tờ tùy thân (CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân nếu nộp qua đường bưu điện.
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được chứng nhận tại Cơ quan có thẩm quyền tại Ba Lan).
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh.
• 01 bản chụp bản dịch giấy tờ để lưu hồ sơ.
• 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu gửi trả qua đường bưu điện).

2. Nộp hồ sơ:

Bạn nộp đầy đủ hồ sơ tại Đại sứ quán Việt Nam ở Ba Lan theo thông tin:

• Địa chỉ: Ul. Resorowa 36, 02-956 Warszawa Ba Lan
• Điện thoại (Lãnh sự): (0048 – 22) 6516098/ ext. 18
• Email: vnemb.poland@yahoo.com / vnemb.pl@mofa.gov.vn
• Thời gian làm việc: 9h00 – 12h00 từ Thứ Hai – Thứ Sáu trừ các ngày nghỉ lễ

3. Nhận kết quả:

Bạn có thể nhận kết quả hợp pháp hóa lãnh sự bằng cách đến tận nơi nộp hồ sơ hoặc sử dụng dịch vụ chuyển phát qua đường bưu điện.

Lưu ý: Bạn cũng có thể chứng thực lãnh sự giấy tờ Ba Lan tại Đại sứ quán Ba Lan tại Việt Nam và sau đó hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh.

Hợp pháp hóa lãnh sự Ba Lan cho thấy rằng quy trình này mặc dù có thể phức tạp, nhưng lại cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp cho các giấy tờ khi sử dụng tại Việt Nam. Để đơn giản hóa quy trình, Dịch Thuật Số 1 cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Ba Lan trọn gói, giúp khách hàng thực hiện mọi thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả. Chúng tôi sẽ thay mặt bạn để xử lý các tài liệu cần thiết, từ chứng thực đến dịch thuật và hợp pháp hóa, đảm bảo bạn không phải lo lắng về bất kỳ chi tiết nào trong quá trình này. Với đội ngũ chuyên viên tận tâm và nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

 

Giải thưởng dành được

Dịch vụ Tiêu Biểu Châu Á Thái Bình Dương

Thương hiệu hàng đầu - TOP BRAND

Thương hiệu uy tín - TRUSTED BRAND

Cơ quan thuế nhiều năm tuyên dương