Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự Là Gì? Thủ Tục Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự Đầy Đủ

Hợp pháp hóa lãnh sự (tiếng Anh: Consular Legalization) là thủ tục hành chính quan trọng nhằm xác thực tính hợp pháp của các tài liệu công và cá nhân giữa các quốc gia, đảm bảo các giấy tờ này được công nhận và sử dụng hợp pháp ở nước ngoài.

Bài viết này sẽ giải thích rõ Hợp pháp hóa lãnh sự là gì và cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự, giúp bạn nắm vững từng bước thực hiện và tránh những rắc rối không đáng có trong quá trình xử lý thủ tục.

Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự là gì?

Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện nhằm chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên các giấy tờ và tài liệu do nước ngoài cấp, để các tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Ngoài ra, Nghị định 111/2011/NĐ-CP cũng đề cập về khái niệm chứng nhận lãnh sự – một thủ tục tương tự nhưng áp dụng cho các giấy tờ, tài liệu do Việt Nam cấp. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam sẽ xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên các tài liệu này để chúng được công nhận và sử dụng hợp pháp tại nước ngoài.

Việc phân biệt giữa hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự là rất quan trọng, vì mỗi thủ tục áp dụng cho các loại giấy tờ khác nhau dựa trên nguồn gốc và mục đích sử dụng của chúng. Quy trình này giúp các tài liệu được hợp thức hóa một cách minh bạch và chính xác, bảo đảm tính pháp lý khi sử dụng ở nước ngoài hoặc trong nước.

Bảng giá cho dịch vụ Hợp pháp hoá lãnh sự trọn gói tại Dịch Thuật Số 1:

Lưu ý: Khách hàng có thể lựa chọn làm tới bất kỳ bước nào và tự hoàn thiện các bước còn lại. Dịch Thuật Số 1 sẽ chỉ thu phí tới bước nào mà khách hàng cần chúng tôi làm.

>>> Xem thêm:

• Hợp pháp hóa / chứng nhận lãnh sự Trung Quốc
• Hợp pháp hóa / chứng nhận lãnh sự Đài Loan

Giấy tờ nào cần hợp pháp hóa lãnh sự?

Dưới đây là một số loại giấy tờ và thủ tục hành chính cần hợp pháp hóa lãnh sự:

• Thủ tục nhập khẩu hàng hóa và nguyên liệu: Tất cả các giấy tờ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam đều cần được hợp pháp hóa để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
• Nhận con nuôi: Người nước ngoài có nhu cầu nhận con nuôi tại Việt Nam phải thực hiện hợp pháp hóa các giấy tờ chứng minh tình trạng pháp lý, sức khỏe và khả năng tài chính.
• Đăng ký hộ tịch: Đối với người nước ngoài muốn đăng ký hộ tịch (như kết hôn, khai sinh) tại Việt Nam, các giấy tờ như chứng nhận tình trạng hôn nhân hoặc giấy khai sinh từ nước ngoài cũng cần được hợp pháp hóa.
• Giấy phép hoạt động: Các giấy tờ cần thiết để xin cấp giấy phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa trước khi nộp hồ sơ.
• Lý lịch tư pháp: Những giấy tờ, hồ sơ liên quan đến lý lịch tư pháp của người nước ngoài cũng cần hợp pháp hóa trước khi sử dụng.
• Bằng cấp và chứng chỉ: Tất cả các bằng cấp, chứng chỉ và tài liệu được cấp tại nước ngoài mà muốn sử dụng hợp pháp tại Việt Nam cũng phải trải qua quy trình hợp pháp hóa lãnh sự.

Các giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, có một số loại giấy tờ và tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

• Giấy tờ theo điều ước quốc tế: Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự nếu chúng thuộc về điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc áp dụng theo nguyên tắc có đi có lại. 
• Giấy tờ chuyển giao qua đường ngoại giao: Các giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cũng không cần phải hợp pháp hóa lãnh sự.
• Giấy tờ theo quy định của pháp luật Việt Nam: Những giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam cũng nằm trong danh sách miễn trừ.
• Giấy tờ không yêu cầu hợp pháp hóa: Nếu cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc nước ngoài không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự hay chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của hai bên thì giấy tờ đó cũng sẽ được miễn hợp pháp hóa.

Nội Dung Chứng Nhận Lãnh Sự và Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự

Việc chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự chỉ bao hàm chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao gồm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

>>> Xem thêm:

• Hợp pháp hóa / chứng nhận lãnh sự Australia
• Hợp pháp hóa / chứng nhận lãnh sự Singapore

Yêu Cầu Chứng Nhận Lãnh Sự và Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự

• Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam cần được chứng nhận lãnh sự để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
• Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài cần được hợp pháp hóa lãnh sự để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Cơ Quan Có Thẩm Quyền Chứng Nhận Lãnh Sự và Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự

• Bộ Ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước. Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
• Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Trình tự, thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

Người thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự có thể chọn thực hiện tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Bước 1: Nộp hồ sơ

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại:

• Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự.
• Bản chính giấy tờ tùy thân (nếu nộp trực tiếp) hoặc bản chụp (nếu nộp qua bưu điện).
• Giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự đã được chứng nhận bởi cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự.
• Bản dịch giấy tờ sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
• Bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao.
• Phong bì ghi địa chỉ người nhận (nếu nộp qua đường bưu điện).

Tại Cơ quan đại diện:

• Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự.
• Bản chính giấy tờ tùy thân (nếu nộp trực tiếp) hoặc bản chụp (nếu nộp qua bưu điện).
• Giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền.
• Bản dịch giấy tờ sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài.
• Bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Cơ quan đại diện.
• Phong bì ghi địa chỉ người nhận (nếu nộp qua đường bưu điện).

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

• Cán bộ tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, yêu cầu bổ sung bản chính giấy tờ nếu cần.
• Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh với mẫu đã được thông báo.

Bước 3: Trả kết quả

Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Các loại giấy tờ bị từ chối hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Thông tư 01/2012/TT-BNG, các loại giấy tờ sau đây sẽ không được hợp pháp hóa lãnh sự:

• Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết mâu thuẫn với nhau hoặc với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ.
• Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền.
• Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
• Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

Các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, các loại giấy tờ sau đây được miễn hợp pháp hóa lãnh sự:

• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
• Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Dịch vụ Chứng nhận lãnh sự - Hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói tại Dịch Thuật Số 1

Dịch Thuật Số 1 cung cấp dịch vụ chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và công sức. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Tư vấn chi tiết và thẩm định miễn phí: Chúng tôi sẽ tư vấn và thẩm định tài liệu của bạn một cách chi tiết để đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý.
• Dịch thuật công chứng: Chúng tôi cung cấp dịch vụ dịch thuật công chứng cho các tài liệu cần thiết.
• Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao: Chúng tôi thực hiện chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam.
• Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự: Chúng tôi xử lý hợp pháp hóa lãnh sự tại các cơ quan đại diện ngoại giao.
• Chuyển phát hồ sơ tận tay khách hàng: Chúng tôi chuyển phát hồ sơ đã hoàn tất đến địa chỉ của bạn một cách an toàn và nhanh chóng.

Với dịch vụ trọn gói của Dịch Thuật Số 1, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng và tính hợp pháp của các tài liệu được xử lý. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình hợp pháp hóa lãnh sự.

 

Giải thưởng dành được

Dịch vụ Tiêu Biểu Châu Á Thái Bình Dương

Thương hiệu hàng đầu - TOP BRAND

Thương hiệu uy tín - TRUSTED BRAND

Cơ quan thuế nhiều năm tuyên dương