1. Bạn đang ở:  
  2. Dịch Vụ
  3. Dịch Thuật ++
  4. Văn Phòng Công Chứng Là Gì? Làm Những Công Việc Gì?

Văn phòng công chứng là gì? Làm những công việc gì?

Văn phòng công chứng là cầu nối giữa cá nhân, tổ chức và pháp luật, đóng vai trò then chốt trong việc bảo vệ quyền lợi và đảm bảo tính minh bạch cho các giao dịch. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về văn phòng công chứng là gì, những dịch vụ mà họ cung cấp, cũng như giải đáp thắc mắc: “Liệu có nên công chứng tại văn phòng công chứng hay không?”

Văn phòng công chứng là gì?

Văn phòng công chứng (Tiếng Anh: Notary office) là một tổ chức hành nghề công chứng, được thành lập và hoạt động dựa trên Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản pháp luật liên quan. Nói cách khác, văn phòng công chứng là một đơn vị cung cấp dịch vụ công chứng, hoạt động độc lập với cơ quan nhà nước nhưng vẫn tuân thủ các quy định của pháp luật.

Theo khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng bao gồm hai loại hình chính:

  • Phòng công chứng: Đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, còn được gọi là văn phòng công chứng nhà nước.
  • Văn phòng công chứng: Hoạt động theo mô hình công ty hợp danh, còn được gọi là văn phòng công chứng tư nhân.

Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng

Để đảm bảo hoạt động hiệu quả và minh bạch, văn phòng công chứng cần:

  • Có trụ sở làm việc cụ thể, bao gồm nơi tiếp nhận khách hàng và lưu trữ hồ sơ.
  • Có con dấu và tài khoản riêng.
  • Tên gọi phải bao gồm cụm từ "Văn phòng công chứng" kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc một công chứng viên hợp danh khác.
  • Được cấp phép sử dụng con dấu không có hình quốc huy sau khi được cơ quan nhà nước cho phép thành lập.

Văn phòng công chứng là loại hình doanh nghiệp gì?

Theo Điều 22 Luật Công chứng năm 2014, Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh.

Đây là một loại hình doanh nghiệp đặc biệt, được đặc trưng bởi những điểm sau:

  • Các thành viên hợp danh, trong trường hợp này là các công chứng viên, cùng góp sức và chịu trách nhiệm chung đối với hoạt động của Văn phòng.
  • Các công chứng viên hợp danh không góp vốn vào Văn phòng, mà họ trực tiếp tham gia hoạt động kinh doanh và chia sẻ lợi nhuận hoặc chịu trách nhiệm về lỗ.
  • Các công chứng viên hợp danh có trách nhiệm liên đới và vô hạn đối với các khoản nợ của Văn phòng công chứng.
  • Văn phòng công chứng hoạt động độc lập về tài chính, sử dụng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

Văn phòng công chứng là loại hình doanh nghiệp gì

Văn phòng công chứng làm những gì?

Chức năng chính của Văn phòng công chứng

  • Xác thực, chứng nhận tính chính xác, hợp pháp của các hợp đồng giao dịch dân sự dưới dạng văn bản hoặc giấy tờ khác.
  • Đảm bảo sự an toàn cho các bên khi tham gia giao kết hợp đồng và thực hiện giao dịch, giúp các bên hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình trong hợp đồng, đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quá trình giao dịch.

Vai trò của Văn phòng công chứng:

Vai trò đối với Nhà nước:

  • Giảm bớt gánh nặng cho các cơ quan nhà nước trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến xác thực, chứng nhận các văn bản, giấy tờ.
  • Đẩy mạnh quá trình pháp chế chủ nghĩa xã hội, thúc đẩy sự phát triển của pháp luật trong xã hội.

Vai trò đối với các bên tham gia giao dịch:

  • Giúp việc thực hiện các giao dịch được thuận lợi, đúng pháp luật.
  • Đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch.

Dịch vụ chính mà Văn phòng công chứng cung cấp

  • Chứng thực chữ ký: Xác nhận tính xác thực của chữ ký trên các loại giấy tờ, hợp đồng, tài liệu...
  • Chứng nhận nội dung: Xác nhận sự phù hợp giữa nội dung của tài liệu gốc và tài liệu sao y.
  • Chứng nhận bản sao: Xác nhận tính xác thực của bản sao đối với tài liệu gốc.
  • Công chứng hợp đồng: Chứng thực và xác nhận hợp pháp về nội dung, chữ ký của các bên trong hợp đồng.
  • Công chứng di chúc: Chứng thực di chúc, đảm bảo tính pháp lý và xác thực.
  • Công chứng giấy tờ quyền sử dụng đất: Chứng thực các giấy tờ liên quan đến quyền sử dụng đất.
  • Công chứng giấy tờ liên quan đến việc thừa kế tài sản: Chứng thực các giấy tờ liên quan đến việc thừa kế tài sản, bảo đảm tính pháp lý và minh bạch.
  • Cung cấp dịch vụ pháp lý: Tư vấn pháp luật, soạn thảo văn bản pháp lý, đại diện pháp lý...

các loại hình dịch vụ của văn phòng công chứng

Quy định về việc thành lập và hoạt động của văn phòng công chứng

Luật Công chứng 2014 đã quy định rõ ràng về việc thành lập và hoạt động của Văn phòng công chứng, đảm bảo tính minh bạch, chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật. Dưới đây là các bước và thủ tục cần thiết để thành lập và đăng ký hoạt động văn phòng công chứng.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Các công chứng viên muốn thành lập Văn phòng công chứng phải chuẩn bị hồ sơ đề nghị gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

Hồ sơ bao gồm:

  • Đơn đề nghị thành lập
  • Đề án thành lập Văn phòng công chứng (nêu rõ mục đích, tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm, điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai)
  • Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng

Bước 2: Nộp hồ sơ và xem xét

Người đề nghị cần nộp hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Trong vòng 20 ngày làm việc, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét hồ sơ. 

Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, cơ quan này sẽ ra quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Ngược lại, nếu hồ sơ không được chấp nhận, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.

Bước 3: Đăng ký hoạt động

Trong vòng 90 ngày kể từ khi nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.

Nội dung đăng ký hoạt động bao gồm:

  • Tên gọi Văn phòng công chứng
  • Họ tên Trưởng Văn phòng công chứng
  • Địa chỉ trụ sở
  • Danh sách công chứng viên hợp danh
  • Danh sách công chứng viên làm việc theo hợp đồng (nếu có)

Hồ sơ đăng ký bao gồm:

  • Đơn đăng ký hoạt động
  • Giấy tờ chứng minh về trụ sở phù hợp với đề án thành lập
  • Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh
  • Hồ sơ đăng ký hành nghề của công chứng viên làm việc theo hợp đồng (nếu có)

Sở Tư pháp xem xét hồ sơ trong vòng 10 ngày làm việc. Nếu chấp thuận, sẽ cấp giấy đăng ký hoạt động. Nếu từ chối, phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bước 4: Thông báo nội dung đăng ký hoạt động

Sở Tư pháp phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi cấp giấy đăng ký.

Bước 5: Đăng báo nội dung đăng ký hoạt động

Trong vòng 30 ngày kể từ khi được cấp giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về những nội dung sau:

  • Tên gọi, địa chỉ trụ sở
  • Họ tên, số quyết định bổ nhiệm công chứng viên
  • Số, ngày, tháng, năm cấp giấy đăng ký, nơi đăng ký và ngày bắt đầu hoạt động

Lưu ý: Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.

Phí công chứng hiện nay là bao nhiêu?

Phí công chứng là khoản chi phí mà cá nhân hoặc tổ chức phải trả cho Văn phòng công chứng để được chứng thực tính pháp lý của các loại giấy tờ, hợp đồng, tài liệu.

Phí công chứng tại Việt Nam được quy định tại Điều 4 của Thông tư 257/2016/TT-BTC, sửa đổi bổ sung bởi Điều 1 Thông tư 111/2017/TT-BTC. Phí công chứng bao gồm các loại phí sau đây:

1. Phí công chứng hợp đồng, giao dịch

Bảng phí công chứng theo giá trị tài sản/hợp đồng, giao dịch:

Giá trị tài sản/hợp đồng, giao dịch

Mức thu (đồng/trường hợp)

Dưới 50 triệu đồng

50.000

Từ 50 triệu đồng - 100 triệu đồng

100.000

Từ trên 100 triệu đồng - 01 tỷ đồng

0,1% giá trị tài sản/hợp đồng, giao dịch

Từ trên 01 tỷ đồng - 3 tỷ đồng

01 triệu đồng + 0,06% của phần giá trị tài sản/hợp đồng, giao dịch vượt quá 1 tỷ đồng

Từ trên 03 tỷ đồng - 5 tỷ đồng

2,2 triệu đồng + 0,05% của phần giá trị tài sản/hợp đồng, giao dịch vượt quá 3 tỷ đồng

Từ trên 05 tỷ đồng - 10 tỷ đồng

3,2 triệu đồng + 0,04% của phần giá trị tài sản/hợp đồng, giao dịch vượt quá 5 tỷ đồng

Từ trên 10 tỷ đồng - 100 tỷ đồng

5,2 triệu đồng + 0,03% của phần giá trị tài sản/hợp đồng, giao dịch vượt quá 10 tỷ đồng

Trên 100 tỷ đồng

32,2 triệu đồng + 0,02% của phần giá trị tài sản/hợp đồng, giao dịch vượt quá 100 tỷ đồng (mức thu tối đa là 70 triệu đồng/trường hợp)

Phí công chứng hợp đồng, giao dịch không theo giá trị:

Loại việc

Mức thu (đồng/trường hợp)

Công chứng hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp

40.000

Công chứng hợp đồng bảo lãnh

100.000

Công chứng hợp đồng ủy quyền

50.000

Công chứng giấy ủy quyền

20.000

Công chứng việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch

40.000

Công chứng việc hủy bỏ hợp đồng, giao dịch

25.000

Công chứng di chúc

50.000

Công chứng văn bản từ chối nhận di sản

20.000

Các công việc công chứng hợp đồng, giao dịch khác

40.000

2. Thù lao công chứng

Thù lao công chứng là các khoản phí về soạn thảo, đánh máy, sao chụp, dịch tài liệu, lưu trữ hồ sơ hoặc công chứng ngoài trụ sở, xác minh thông tin hồ sơ… do tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng/phòng công chứng) và người yêu cầu công chứng tự thỏa thuận với nhau.

Tuy nhiên, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ quy định mức trần cao nhất và việc thu thù lao công chứng của tổ chức hành nghề công chứng không được vượt quá mức trần thù lao này, ví dụ:

  • TP. Hà Nội: Soạn thảo hợp đồng, di chúc là 1 triệu VNĐ; dịch thuật từ tiếng Việt sang các thứ tiếng khác: 150.000 VNĐ/trang.
  • TP. Hồ Chí Minh: Soạn thảo hợp đồng là 50.000 - 300.000 VNĐ; dịch thuật từ 120.000 đến 150.000 VNĐ/trang.

Danh sách các văn phòng công chứng tại Việt Nam

Việc tìm kiếm và lựa chọn văn phòng công chứng phù hợp là rất quan trọng khi bạn cần thực hiện các giao dịch pháp lý hoặc công chứng tài liệu. Dưới đây là danh sách một số văn phòng công chứng nổi bật tại Việt Nam, chia theo các khu vực chính:

Các câu hỏi thường gặp

Văn phòng công chứng ai quản lý?

Trưởng Văn phòng là người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng, có trách nhiệm lãnh đạo, quản lý và giám sát hoạt động của Văn phòng. Trưởng Văn phòng phải là một công chứng viên hợp danh của Văn phòng và đã hành nghề công chứng từ 2 năm trở lên.

Văn phòng công chứng có dịch thuật được không?

Câu trả lời là Có, nhiều Văn phòng công chứng hiện nay vẫn cung cấp dịch vụ dịch thuật song song với dịch vụ công chứng.

Tuy nhiên, đa số các văn phòng công chứng thường dựa vào cộng tác viên dịch thuật hoặc các nhân viên không phải là chuyên gia dịch thuật toàn thời gian. Do đó, chất lượng bản dịch không phải lúc nào cũng đảm bảo, đặc biệt là với các tài liệu chuyên ngành hoặc có nội dung phức tạp.

Trong trường hợp này, khách hàng nên lựa chọn công ty dịch thuật với đội ngũ biên dịch viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm để đảm bảo chất lượng bản dịch tốt nhất và có công chứng lấy ngay trong ngày.

Văn phòng công chứng đóng vai trò quan trọng trong hệ thống pháp lý của mỗi quốc gia, đảm bảo tính hợp pháp và an toàn cho các giao dịch, hợp đồng và tài liệu quan trọng. Hy vọng với những thông tin đã cung cấp, bạn đã nắm được chính xác văn phòng công chứng là gì và các dịch vụ chính của văn phòng.

Nếu bạn cần dịch thuật công chứng cho các tài liệu của mình, đặc biệt là trong các tình huống yêu cầu sự chính xác cao và bảo mật, Dịch Thuật Số 1 sẵn sàng hỗ trợ bạn. Chúng tôi cung cấp dịch vụ dịch thuật công chứng trọn gói, giúp bạn giải quyết mọi nhu cầu từ dịch thuật đến công chứng một cách nhanh chóng và thuận tiện. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Dịch Thuật Số 1 - Đối Tác Đáng Tin Cậy Trong Lĩnh Vực Dịch Thuật Chất Lượng Cao

Dịch Thuật Số 1Thương hiệu dịch thuật công chứng uy tín từ năm 2008. Với đội ngũ chuyên viên tận tâm và ban lãnh đạo đầy nhiệt huyết, chúng tôi tự hào là đơn vị hàng đầu Việt Nam trong việc cung cấp giải pháp ngôn ngữ, là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp và tổ chức trong và ngoài nước.

Các dịch vụ chính chúng tôi cung cấp:

  • Dịch thuật và Bản địa hoá
  • Công chứng và Sao y
  • Phiên dịch
  • Hợp pháp hoá lãnh sự
  • Lý lịch tư pháp

Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ ngay và tốt nhất!

 LIÊN HỆ DỊCH NGAY!

 

Bài viết hữu ích: