Quy định về thẩm quyền sao y bản chính ở bài viết dưới đây của No.1 Translation sẽ giúp bạn hiểu rõ những cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện công việc này.
Bản sao y là gì?
Chứng thực bản sao theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Là quá trình mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để xác nhận bản sao là chính xác và đúng với bản chính.
Cấp bản sao từ sổ gốc là hành động của cơ quan, tổ chức quản lý sổ gốc. Căn cứ vào sổ gốc để cấp phát bản sao. Những bản sao này đảm bảo đầy đủ và chính xác mọi thông tin giống như trong sổ gốc.
Chứng thực bản sao từ bản chính là hoạt động của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Căn cứ vào bản chính để chứng thực rằng bản sao là đúng với bản chính. Như quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Certified copy, hay còn gọi là bản sao y công chứng. Là bản sao đầy đủ nội dung và thể thức của bản gốc. Được công chứng hoặc chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền được cấp phép hoạt động theo quy định của Nhà nước. Bản sao y này phải được sao y từ bản chính hoặc bản gốc.
“Bản sao y bản chính” là bản sao thể hiện đầy đủ, chính xác thông tin của văn bản. Được trình bày theo đúng thể thức quy định. Việc sao y này phải thực hiện từ bản chính.
Có hai loại sao y: sao y tiếng Việt và sao y tiếng nước ngoài. Việc sao y tiếng Việt thường thực hiện tại các phường. Trong khi sao y tiếng nước ngoài sẽ được thực hiện tại các quận.
>> See more: Notarized Copy Service, Instant Original Certification.
Cơ Quan Có Thẩm Quyền Sao Y Bản Chính
Căn cứ vào Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Các cơ quan có thẩm quyền sao y bản chính để xác nhận tính chính xác của bản sao với bản chính bao gồm:
- Phòng Tư pháp của các cấp huyện (huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh).
- UBND các cấp xã (xã, phường, thị trấn).
- Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự. Và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài.
- Công chứng viên làm việc tại các phòng công chứng. Văn phòng công chứng hợp pháp được cấp phép hoạt động bởi Nhà nước.
*Lưu ý: Ngoài các cơ quan và cá nhân được phép sao y bản chính theo quy định trên. Các cá nhân và doanh nghiệp thông thường không có thẩm quyền thực hiện việc sao y bản chính.
Nếu một cá nhân hoặc công ty tự ý đóng dấu lên bản sao giấy tờ. Thì theo quy định pháp luật hiện hành, bản sao đó sẽ không có giá trị pháp lý tương đương bản gốc.
>> See more: Sao Y Bản Chính Có Thời Hạn Bao Lâu [Giải Đáp]
Tính Pháp Lý Của Bản Sao Công Chứng
Mặc dù một số cơ quan, tổ chức có thể chấp nhận bản sao giấy tờ mà không qua công chứng. Nhưng thông thường, để đảm bảo tính xác thực của bản sao so với bản gốc và bảo vệ quyền lợi pháp lý trong trường hợp có tranh chấp hoặc lừa đảo liên quan đến giấy tờ. Bản sao đó cần được chứng thực bởi một Công chứng viên được cấp phép hành nghề.
Khi thực hiện công chứng bản sao, Công chứng viên chỉ yêu cầu bạn xuất trình bản chính. Sau đó thực hiện chứng thực mà không cần sự có mặt của chủ sở hữu hoặc người ký. Bạn cũng có thể yêu cầu chứng thực các tài liệu qua bưu điện hoặc chuyển phát nhanh. Tuy nhiên, giấy tờ không thể được công chứng qua email. Vì email dễ bị giả mạo và cần được xác minh qua các phương tiện khác.
Tính pháp lý của bản sao công chứng được quy định rõ trong Điều 3 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Theo đó: “Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý tương đương với bản chính đã được sử dụng để đối chiếu trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”
Vì vậy, trong các giao dịch thực tế, nếu cần sử dụng giấy tờ. Bạn có thể sử dụng bản sao công chứng thay vì bản gốc. Và bản sao này có giá trị pháp lý như bản gốc.
>> See more: Sao y và công chứng có khác nhau không?
Quy Trình Chứng Thực Tại Các Cơ Quan Có Thẩm Quyền Sao Y Bản Chính
Dưới đây là quy trình chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản. Với các bước chi tiết để bạn dễ thực hiện:
Bước 1: Nộp hồ sơ và yêu cầu chứng thực
Người yêu cầu chứng thực cần mang toàn bộ hồ sơ gốc đến trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND quận, huyện, hoặc tại các Văn phòng công chứng để được hướng dẫn chi tiết. Thời gian tiếp nhận từ thứ Hai đến thứ Sáu, sáng thứ Bảy (7h30 – 11h30, chiều từ 13h00 – 17h00).
Người yêu cầu cần xuất trình bản chính (bản gốc) giấy tờ, văn bản làm căn cứ để chứng thực bản sao.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra thành phần và số lượng giấy tờ có trong hồ sơ:
- Nếu hồ sơ hợp lệ, sẽ chuyển cho người có thẩm quyền tiến hành chứng thực.
- Nếu hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ. Người yêu cầu sẽ được hướng dẫn bổ sung hoặc nộp lại hồ sơ đúng cơ quan có thẩm quyền.
- Nếu người yêu cầu chỉ xuất trình bản chính. Cán bộ sẽ chụp lại bản chính để làm căn cứ chứng thực, trừ trường hợp không có thiết bị chụp.
Lưu ý: Nếu nộp hồ sơ tại UBND quận/huyện sau 15h mà không thể trả kết quả trong ngày. Người tiếp nhận sẽ cung cấp phiếu hẹn có thời gian trả kết quả.
>> See more: Sao Y Chứng Thực Không Cần Bản Chính Có Được Không?
Bước 3: Thực hiện chứng thực
Người có thẩm quyền sao y bản chính sẽ tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra bản chính đối chiếu với bản sao. Nếu bản sao trùng khớp với bản chính và không thuộc các trường hợp bị từ chối chứng thực. Thì thực hiện chứng thực theo các bước:
- Ghi lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định.
- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
- Nếu bản sao có từ 2 trang trở lên, ghi lời chứng vào trang cuối và đóng dấu giáp lai.
- Có thể chứng thực nhiều bản sao từ một bản chính cùng một lúc.
Trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện sẽ giải thích lý do từ chối bằng văn bản.
Bước 4: Nhận kết quả và thanh toán phí
Sau khi chứng thực, người yêu cầu sẽ nhận kết quả tại nơi đã nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí nếu có.
Việc nắm rõ thẩm quyền sao y bản chính sẽ giúp người yêu cầu chứng thực thực hiện đúng quy trình và tránh những sai sót không đáng có. Hãy chắc chắn rằng bạn làm việc với các cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo tính hợp pháp của bản sao chứng thực.
>> See more: Sao Y Bản Chính Ở Đâu Uy Tín, Chất Lượng Và Nhanh Chóng?
