Mẫu sao y bản chính là văn bản quan trọng trong công tác văn thư hành chính. Được sử dụng để đảm bảo tính pháp lý của các tài liệu sao chép. Đây là hình thức sao chép bản gốc một cách chính xác và đầy đủ, theo quy định của pháp luật.
Các Hình Thức Bản Sao Được Công Nhận Và Có Giá Trị Pháp Lý
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 05/03/2020. Về công tác văn thư, có 3 hình thức bản sao được công nhận có giá trị pháp lý tương đương bản chính. Các hình thức này được quy định tại Điều 25 của Nghị định.
Bản sao y
Mẫu sao y bản chính là bản sao chính xác, đầy đủ nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản. Thực hiện theo đúng thể thức và kỹ thuật quy định. Bản sao y bao gồm các hình thức sau:
- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, thực hiện bằng cách chụp lại bản gốc hoặc bản chính.
- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, thực hiện bằng cách in văn bản điện tử ra giấy.
- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
>> Xem thêm: Sao Y Chứng Thực Không Cần Bản Chính Có Được Không?
Bản sao lục
Là bản sao đầy đủ, chính xác của bản sao y. Được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. Các hình thức sao lục gồm:
- Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy.
- Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
- Sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. Lưu ý rằng bản sao lục được tạo ra bằng cách in hoặc chụp từ bản sao y.
Bản trích sao
Là bản sao chỉ trích ra một phần nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được thực hiện theo thể thức và kỹ thuật quy định. Các hình thức trích sao bao gồm:
- Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy.
- Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
- Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử.
- Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. Bản trích sao phải đảm bảo tái tạo chính xác phần nội dung cần trích.
Để bảo đảm tính chính xác và đúng quy định. Tất cả các bản sao, sao lục, trích sao đều phải tuân theo các quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Quyết định về việc sao chép văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành hoặc nhận từ các cơ quan khác được cấp thẩm quyền ký quyết định. Và việc sao chụp các tài liệu liên quan đến bí mật nhà nước phải tuân thủ theo quy định về bảo vệ bí mật quốc gia.
>> Xem thêm: Sao Y Bản Chính Có Thời Hạn Bao Lâu [Giải Đáp]
Hướng Dẫn Thể Thức Trình Bày Mẫu Sao Y Bản Chính Theo Nghị Định 30
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản hành chính được quy định tại Phần II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Cụ thể như sau:
A. BẢN SAO SANG ĐỊNH DẠNG ĐIỆN TỬ
1. Hình thức sao
“SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.
2. Tiêu chuẩn của văn bản số hóa
a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
b) Ảnh màu.
c) Độ phân giải tối thiểu: 200dpi.
d) Tỷ lệ số hóa: 100%.
3. Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử
a) Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản, trình bày tại ô số 14 Mục IV Phần I Phụ lục này.
b) Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
c) Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601). Được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
>> Xem thêm: Sao y và công chứng có khác nhau không?
B. BẢN SAO SANG ĐỊNH DẠNG GIẤY
1. Thể thức bản sao sang định dạng giấy
a) Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.
b) Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản.
c) Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký (được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện) và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt và mẫu trình bày văn bản, bản sao văn bản tại Mục I Phụ lục III Nghị định này. Số được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
d) Địa danh và thời gian sao văn bản.
đ) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản.
e) Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản.
g) Nơi nhận.
2. Kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy
a) Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy (khổ A4). Ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
b) Các cụm từ “SAO Y”, “SAO LỤC”, “TRÍCH SAO” được trình bày bằng chữ in hoa. Cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
c) Cỡ chữ, kiểu chữ của tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và thời gian sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được trình bày theo hướng dẫn các thành phần thể thức văn bản tại khoản 2, 3, 4, 7, 8, 9 Mục II Phần I Phụ lục này.
d) Mẫu trình bày bản sao định dạng giấy được minh họa tại Phụ lục III Nghị định này.
>> Xem thêm: Cơ Quan, Tổ Chức Có Thẩm Quyền Sao Y Bản Chính.
Dịch Thuật Số 1 Hỗ Trợ Dịch Vụ Sao Y Bản Chính Nhanh Chóng
Dịch Thuật Số 1 tự hào là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực dịch thuật. Cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ sao y bản chính với cam kết chất lượng vượt trội và thời gian thực hiện nhanh chóng.
Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn sẵn sàng giúp bạn xử lý các văn bản pháp lý, hợp đồng, hồ sơ cá nhân và các tài liệu quan trọng khác một cách chính xác và chuyên nghiệp.
Dịch vụ sao y bản chính của chúng tôi đảm bảo tính xác thực và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý hiện hành. Giúp bạn hoàn tất thủ tục nhanh chóng và thuận tiện. Với phương châm “Chất lượng – Tiện ích – Nhanh chóng”. Chúng tôi cam kết mang đến cho bạn những giải pháp tối ưu nhất, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Việc sử dụng mẫu sao y bản chính đúng quy định không chỉ giúp bảo vệ tính xác thực của các tài liệu hành chính mà còn đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý trong quá trình quản lý và lưu trữ văn bản. Hãy để Dịch Thuật Số 1 đồng hành cùng bạn trong mọi thủ tục hành chính, dịch thuật và sao y bản chính! Liên hệ ngay để được tư vấn và hỗ trợ thực hiện.
>> Xem thêm: Sao Y Bản Chính Ở Đâu Uy Tín, Chất Lượng Và Nhanh Chóng?
