Sao y chứng thực là gì? Đây là 2 thủ tục cơ bản để chứng nhận bản sao của một tài liệu, giấy tờ sao cho nội dung của bản sao hoàn toàn khớp với bản chính. Quá trình này được thực hiện bởi cơ quan có thẩm quyền. Nhằm đảm bảo tính xác thực và giá trị pháp lý của bản sao trong các giao dịch, thủ tục hành chính. Cùng Dịch Thuật Số 1 tìm hiểu chi tiết hơn qua bài viết dưới đây.
Sao Y Chứng Thực Là Gì?
Trong các thủ tục hành chính, hợp đồng hay giao dịch. Việc yêu cầu sao y hoặc chứng thực các văn bản là rất phổ biến. Vậy sao y chứng thực là gì?
1. Chứng thực là gì?
Tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Có thể hiểu chứng thực là hoạt động mà cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác của tài liệu. Văn bản đã được chứng thực là bản giấy tờ, hợp đồng, giao dịch đã được xác nhận là đúng.
Các hình thức chứng thực hiện nay bao gồm:
- Chứng thực bản sao từ bản chính: Đây là trường hợp cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng nhận rằng bản sao là chính xác.
- Chứng thực chữ ký: Cơ quan có thẩm quyền xác nhận rằng chữ ký trong văn bản, giấy tờ là của chính người yêu cầu chứng thực.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác của nội dung hợp đồng, giao dịch. Bao gồm thông tin về địa điểm, thời gian ký kết. Cũng như năng lực hành vi dân sự và ý chí của các bên tham gia.
>> Xem thêm: Cơ Quan, Tổ Chức Có Thẩm Quyền Sao Y Bản Chính.
2. Sao y là gì?
Sao y được quy định tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Kết hợp với quy định tại khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Sao y là hành động sao chép nội dung từ bản chính hoặc bản gốc của một văn bản sao cho đầy đủ và chính xác. Tuân theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày.
Các hình thức sao y bản chính được quy định gồm:
- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy: Đây là việc sao chép nội dung từ bản chính giấy này sang bản giấy khác.
- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy: Đây là quá trình in ấn từ bản điện tử ra bản giấy. Ví dụ như hợp đồng được soạn trên máy tính và in ra thành hợp đồng giấy.
- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử: Việc chuyển đổi nội dung từ bản giấy thành văn bản điện tử. Bao gồm số hóa văn bản và ký số của cơ quan, tổ chức.
>> Xem thêm: Sao Y Chứng Thực Không Cần Bản Chính Có Được Không?
Phân Biệt Sao Y Và Chứng Thực
Sao y chứng thực là gì? Chứng thực và sao y là hai quy trình khác nhau trong việc xác thực và sao chép tài liệu. Dưới đây là sự khác biệt giữa hai hình thức này theo các quy định của pháp luật:
Khái niệm và mục đích
- Sao y: Là việc tạo ra một bản sao của tài liệu với nội dung và hình thức giống hệt bản gốc. Sao y chỉ đơn thuần phản ánh nội dung của bản chính mà không xác nhận tính hợp pháp hay chữ ký.
- Chứng thực: Là quá trình xác nhận tính chính xác của bản sao với bản chính. Hoặc xác nhận chữ ký, hợp đồng, giao dịch. Chứng thực không chỉ xác nhận bản sao mà còn bao gồm việc chứng minh chữ ký. Hoặc thỏa thuận giữa các bên trong giao dịch.
Cơ sở pháp lý
Sao y dựa trên Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Trong khi chứng thực được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Các hình thức
- Sao y: Là quá trình sao chép nội dung của bản chính vào bản sao.
- Chứng thực: Bao gồm nhiều hình thức như chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng hoặc giao dịch.
>> Xem thêm: Sao Y Bản Chính Có Thời Hạn Bao Lâu [Giải Đáp]
Thẩm quyền thực hiện
- Sao y: Không có quy định cụ thể về thẩm quyền. Nhưng bản sao y phải tuân thủ các quy chuẩn về thể thức và kỹ thuật.
- Chứng thực: Có thể được thực hiện bởi các cơ quan như Phòng Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã. Cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức hành nghề công chứng. Hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Giá trị pháp lý
- Sao y: Bản sao y, khi thực hiện đúng quy định, có giá trị pháp lý như bản chính. Tuy nhiên, bản sao chỉ có giá trị về nội dung mà không xác nhận các yếu tố khác như chữ ký hay hợp đồng.
- Chứng thực: Bản sao chứng thực có giá trị pháp lý khi được chứng thực từ bản chính. Có thể thay thế bản chính trong giao dịch. Chữ ký chứng thực xác nhận rằng người yêu cầu đã ký tài liệu đó. Và chứng thực hợp đồng hay giao dịch cung cấp chứng cứ về thời gian, địa điểm, ý chí và năng lực hành vi của các bên.
>> Xem thêm: Sao y và công chứng có khác nhau không?
Một Số Thắc Mắc Thường Gặp Về Sao Y Chứng Thực Là Gì?
Dưới đây một số thắc mắc thường gặp về thủ tục chứng thực và sao y:
Bản sao trích lục có công chứng được không?
Theo quy định tại Khoản 5 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ. Bản sao từ sổ gốc được hiểu là bản chụp từ bản chính hoặc các văn bản có nội dung đầy đủ, chính xác. Tuy nhiên, trích lục kết hôn, giấy khai sinh không được coi là bản chính. Vì vậy không thể chứng thực bản sao của các giấy tờ này.
Có các loại bản sao phổ biến nào?
- Bản sao chưa chứng thực: Là bản photo hoặc bản sao từ bản chính nhưng không có chứng thực.
- Bản sao chứng thực: Là bản sao đã được cơ quan có thẩm quyền chứng thực từ bản chính để đảm bảo tính chính xác.
- Bản sao cấp từ sổ gốc: Là bản sao được cấp trực tiếp từ cơ quan có thẩm quyền từ sổ gốc.
Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao. Có thể yêu cầu đối chiếu với bản chính khi cần thiết.
>> Xem thêm: Dịch Vụ Sao Y, Chứng Thực Bản Chính Lấy Ngay.
Thời hạn của bản sao có công chứng
Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Bản sao có công chứng hoặc chứng thực từ bản chính sẽ có giá trị tương đương với bản chính trong các giao dịch pháp lý. Trừ khi pháp luật có quy định khác. Tuy nhiên, pháp luật hiện hành không quy định về thời gian có hiệu lực của bản sao chứng thực. Cụ thể:
- Bản sao vô thời hạn: Các giấy tờ như bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô… Sẽ có giá trị vô thời hạn, trừ khi bản chính bị thu hồi hoặc hủy bỏ.
- Bản sao hữu hạn: Các giấy tờ có thời gian hiệu lực cụ thể. Ví dụ như phiếu lý lịch tư pháp (6 tháng), giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng), giấy chứng minh nhân dân (15 năm). Trong trường hợp này, bản sao chỉ có giá trị trong thời gian hiệu lực của bản gốc.
Sao y chứng thực là gì? Đây là 2 thủ tục quan trọng trong việc xác nhận tính chính xác và hợp pháp của bản sao tài liệu. Vì vậy, việc hiểu rõ và thực hiện đúng quy định về sao y chứng thực là rất cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong các giao dịch pháp lý.
>> Xem thêm: Sao Y Bản Chính Ở Đâu Uy Tín, Chất Lượng Và Nhanh Chóng?
