Bản sao y, hay còn được gọi là chứng thực bản sao từ bản chính, là một loại giấy tờ quan trọng trong các thủ tục hành chính và pháp lý. Được định nghĩa theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao y là bản sao đầy đủ và chính xác về nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. Tuy nhiên, điểm khác biệt quan trọng giữa bản sao y và bản chính là bản sao y chỉ có hiệu lực trong 6 tháng kể từ ngày chứng thực.

Theo khoản 2 Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực bản sao từ bản chính là khi cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP sẽ xác nhận rằng bản sao này là chính xác và trùng với bản chính. Điều này đảm bảo tính xác thực và hợp pháp của bản sao y, giúp người dùng có thể sử dụng nó trong các mục đích cần thiết.

Bản sao y khác với việc chứng thực chữ ký. Trong khi bản sao y được chứng thực là đúng với bản chính về nội dung và hình thức, việc chứng thực chữ ký chỉ là xác nhận chữ ký trên giấy tờ hoặc văn bản là của người yêu cầu chứng thực (không liên quan đến nội dung và hình thức của văn bản).

Theo khoản 10 Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, bản sao y được định nghĩa là bản sao đầy đủ và chính xác về nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. Điều này cho thấy tính quan trọng và cần thiết của bản sao y trong việc đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của các giấy tờ và văn bản.

Vậy thì giấy tờ nào có thể được chứng thực bản sao y?

Các giấy tờ hoặc văn bản có thể được sử dụng để chứng thực bản sao y bao gồm các loại sau đây:

• Bản chính giấy tờ hoặc văn bản do cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền cấp, như giấy khai sinh, giấy kết hôn, giấy tờ đăng ký kinh doanh, giấy phép lái xe, v.v.
• Bản chính giấy tờ hoặc văn bản do cá nhân tự lập, được xác nhận và đóng dấu bởi cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền, như bản sao hợp đồng, bản sao giấy tờ tùy thân, v.v.

Nơi nào có thể chứng thực bản sao y?

Hiện nay, theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm:

• Phòng Tư pháp: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ hoặc văn bản do cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, hoặc cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài.
• Ủy ban nhân dân cấp xã: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ hoặc văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
• Việc chứng thực bản sao y không phụ thuộc vào địa điểm cư trú của người yêu cầu. Điều này giúp cho việc sử dụng bản sao y trở nên thuận tiện và linh hoạt hơn trong các thủ tục hành chính và pháp lý.

Thủ tục chứng thực bản sao y như thế nào?

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính được quy định tại Điều 20 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Theo đó, để chứng thực bản sao y, người yêu cầu phải cung cấp bản chính giấy tờ hoặc văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Sau đó, cơ quan chức năng sẽ tiến hành kiểm tra và xác nhận tính chính xác của bản sao y trước khi cấp giấy chứng thực cho người yêu cầu.

Tuy nhiên, để đảm bảo việc chứng thực bản sao y diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, người yêu cầu cần lưu ý các điều kiện và yêu cầu cụ thể tại từng cơ quan chức năng. Đồng thời, việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ và văn bản cần thiết cũng là một yếu tố quan trọng giúp cho thủ tục chứng thực bản sao y được hoàn thành một cách hiệu quả.

Theo quy định của pháp luật, khi cần yêu cầu chứng thực bản sao giấy tờ hoặc văn bản được cấp bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, bản chính này phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định trước. Điều này nhằm đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của bản sao, từ đó đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của các bên liên quan trong giao dịch.

Tuy nhiên, cũng có những trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho người yêu cầu chứng thực.

Trong trường hợp người yêu cầu chỉ có bản chính, cơ quan hoặc tổ chức sẽ tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực. Tuy nhiên, nếu không có phương tiện để chụp, người thực hiện chứng thực sẽ tiến hành kiểm tra bản chính và so sánh với bản sao để đảm bảo tính chính xác của bản sao.

Nếu nội dung bản sao khớp với bản chính và không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người thực hiện chứng thực sẽ thực hiện các bước sau: ghi đầy đủ lời chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định, ký và đóng dấu của cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực, và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ hai trang trở lên, lời chứng thực sẽ được ghi vào trang cuối. Nếu bản sao có từ hai tờ trở lên, phải đóng dấu giáp lai để đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của bản sao.

Mỗi bản sao chỉ được chứng thực từ một bản chính hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ cùng một bản chính trong cùng một thời điểm sẽ được ghi một số chứng thực. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và tránh việc lạm dụng chứng thực bản sao.

Về việc sử dụng bản sao, theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được chứng thực từ bản chính có thể được sử dụng thay cho bản chính để đối chiếu trong các giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định khác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các bên liên quan trong giao dịch.

Tuy nhiên, hiện tại pháp luật không có quy định cụ thể về thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực hoặc được cấp từ sổ gốc. Tuy nhiên, trong thực tế cần lưu ý rằng đối với bản sao của các giấy tờ có giá trị vô hạn như bảng điểm, bằng tốt nghiệp,... thì bản sao này có giá trị pháp lý vô hạn. Tuy nhiên, đối với bản sao của các giấy tờ có thời hạn xác định như chứng minh nhân dân,... thì bản sao chỉ có giá trị pháp lý khi bản gốc còn có giá trị. Khi bản gốc hết hạn, bản sao cũng sẽ mất giá trị.

Tóm lại, việc chứng thực bản sao giấy tờ và văn bản là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của các tài liệu trong giao dịch. Tuy nhiên, cần lưu ý các quy định và nguyên tắc để tránh việc lạm dụng và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình chứng thực.

Bản sao y bản chính là một loại giấy tờ rất quan trọng trong việc xác nhận tính chính xác và hợp pháp của các giấy tờ và văn bản. Điều này có nghĩa là bản sao y được sao chép từ bản chính và được chứng thực đúng với nội dung và hình thức của bản gốc. Việc chứng thực bản sao y là cần thiết để đảm bảo tính hiệu lực và sự tin cậy của các giấy tờ và văn bản.

Tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu lực của bản sao y, người yêu cầu cần tuân thủ đúng quy trình và thủ tục quy định của pháp luật. Điều này bao gồm việc cung cấp đầy đủ thông tin và tài liệu cần thiết để chứng minh tính chính xác của bản sao y. Nếu không tuân thủ đúng quy trình và thủ tục, bản sao y có thể không được công nhận và dẫn đến các vấn đề pháp lý sau này.

Ngoài ra, cần lưu ý về thời hạn sử dụng của bản sao y để tránh việc sử dụng sai quy định và gây ra các tranh chấp pháp lý. Thông thường, bản sao y có thời hạn sử dụng nhất định và sau khi hết hạn, nó sẽ không còn giá trị pháp lý nữa. Do đó, người yêu cầu cần kiểm tra kỹ thông tin về thời hạn sử dụng của bản sao y trước khi sử dụng để tránh việc gặp rắc rối về mặt pháp lý.

Trong một số trường hợp, bản sao y cũng có thể được yêu cầu để làm chứng cho tính chính xác của bản chính. Điều này có thể xảy ra trong trường hợp bản chính bị mất hoặc hư hỏng và không thể sử dụng được nữa. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu lực của bản sao y, cần phải có sự đồng ý của tất cả các bên liên quan và tuân thủ đúng quy trình và thủ tục quy định.

Tóm lại, bản sao y bản chính là một loại giấy tờ quan trọng trong việc xác nhận tính chính xác và hợp pháp của các giấy tờ và văn bản. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu lực của bản sao y, người yêu cầu cần tuân thủ đúng quy trình và thủ tục quy định của pháp luật và lưu ý về thời hạn sử dụng của nó. Việc này sẽ giúp tránh được các tranh chấp pháp lý và đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các giấy tờ và văn bản trong tương lai.

 

Giải thưởng dành được

Dịch vụ Tiêu Biểu Châu Á Thái Bình Dương

Thương hiệu hàng đầu - TOP BRAND

Thương hiệu uy tín - TRUSTED BRAND

Cơ quan thuế nhiều năm tuyên dương