Cách Viết Thư Bằng Tiếng Nhật

Thư tay vẫn giữ một vị trí quan trọng trong văn hóa giao tiếp của người Nhật, đặc biệt là trong các trường hợp trang trọng hoặc thể hiện sự chân thành. 

Viết thư bằng tiếng Nhật đúng cách không chỉ đòi hỏi kiến thức về ngôn ngữ mà còn cần hiểu biết về văn hóa và nghi thức xã giao. Bài viết này của Dịch Thuật Số 1 sẽ hướng dẫn bạn cách viết thư tiếng Nhật chi tiết, kèm theo ví dụ minh họa.

>>> Xem thêm: Cách viết email bằng tiếng Nhật

Có thể viết thư bằng tiếng Nhật cho ai?

Viết thư bằng tiếng Nhật có thể được sử dụng để giao tiếp với nhiều đối tượng và phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau như:

• Mẫu thư thư cá nhân bằng tiếng Nhật (私信 - shishin): Gửi cho bạn bè, người thân.
• Thư công việc (ビジネスレター - bijinesu retā): Gửi cho đối tác, khách hàng, đồng nghiệp.
• Thư cảm ơn (お礼状 - o-rei jō): cho nhiều đối tượng.
• Thư xin lỗi (お詫び状 - o-wabi jō): cho nhiều đối tượng.
• Thư chúc mừng (祝賀状 - shukuga jō): Cho người thân thiết hoặc đối tác.

>>> Xem thêm: Cách viết mẫu báo cáo bằng tiếng Nhật

Mẫu thư bằng tiếng Nhật cần chuẩn bị gì?

Viết thư tay trong văn hóa Nhật Bản đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để thể hiện sự tôn trọng và truyền đạt thông điệp một cách lịch sự và trang trọng. Dưới đây là danh sách những vật dụng cần thiết và lưu ý khi chuẩn bị viết thư bằng tiếng Nhật:

1. Giấy viết thư

Giấy viết thư kiểu Nhật (和紙 - washi): Đây là loại giấy truyền thống của Nhật Bản, thường được làm từ sợi cây dâu tằm. Washi phù hợp cho thư chúc mừng, cảm ơn hoặc thư gửi cho người có địa vị cao.

Giấy viết thư kẻ ô (原稿用紙 - genkōyōshi): Giấy này có các ô vuông nhỏ giúp bạn viết chữ ngay ngắn và đều đặn, thường được sử dụng cho các bài luận, bài thi hoặc thư tay trang trọng.

Giấy viết thư trơn (便箋 - binsen): Đây là loại giấy phổ biến và dễ sử dụng nhất, phù hợp cho nhiều loại thư, từ thư cá nhân đến thư công việc.

2. Phong bì

• Phong bì kiểu Nhật (封筒 - fūtō): Phong bì kiểu Nhật thường có kích thước nhỏ hơn phong bì phương Tây và có nhiều kiểu dáng khác nhau. 
• Phong bì trắng trơn: Phong bì trắng trơn là lựa chọn an toàn và phù hợp cho hầu hết các loại thư, đặc biệt là thư trang trọng hoặc thư công việc.
• Phong bì có hoa văn: Phong bì có hoa văn phù hợp cho thư cá nhân hoặc thư chúc mừng. Tuy nhiên, hãy cẩn thận lựa chọn hoa văn phù hợp với đối tượng nhận thư và tránh những hoa văn quá lòe loẹt hoặc trẻ con.

3. Bút viết

• Bút máy (万年筆 - mannenhitsu): Bút máy mang lại nét chữ rõ ràng và thể hiện sự trang trọng. Đây là lựa chọn lý tưởng cho thư gửi cho người lớn tuổi, cấp trên hoặc đối tác quan trọng.
• Bút bi mực đen hoặc xanh đen: Nên sử dụng mực đen hoặc xanh đen cho thư trang trọng và tránh sử dụng các màu mực khác.
• Tránh sử dụng bút chì hoặc bút dạ màu: Bút chì và bút dạ màu thường được coi là thiếu trang trọng và không phù hợp cho mẫu thư tay tiếng Nhật.

4. Con dấu (nếu có)

Con dấu tên (印鑑 - inkan) được sử dụng rộng rãi ở Nhật Bản để xác thực tài liệu và chữ ký. Bạn có thể sử dụng con dấu tên để đóng dấu trên thư, đặc biệt là thư công việc hoặc thư trang trọng.

5. Các vật dụng khác (tùy chọn)

• Thước kẻ: Giúp bạn kẻ đường thẳng và viết chữ ngay ngắn.
• Gôm tẩy: Dùng để sửa lỗi khi viết bằng bút chì.
• Băng dính: Dùng để dán phong bì.

Cách chọn phong bì theo từng loại thư

Việc chọn phong bì phù hợp với từng loại thư tiếng Nhật thể hiện sự tinh tế và tôn trọng văn hóa giao tiếp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn lựa chọn phong bì phù hợp cho từng trường hợp:

• Thư thân mật (私信 - Shishin): Có thể sử dụng phong bì ngang hoặc dọc. Kích thước phổ biến là 洋形2号 (Yōkei 2-gō - cỡ nhỏ) hoặc 長形3号 (Chōkei 3-gō - cỡ trung bình). Màu sắc và họa tiết tùy theo sở thích và mối quan hệ. 
• Thư thông thường: có thể sử dụng phong bì ngang hoặc dọc. Kích thước phong bì phổ biến là 長形3号 (Chōkei 3-gō - cỡ trung bình).
• Thư thương mại (ビジネスレター - Bijinesu retā): Thường sử dụng phong bì ngang. Kích thước phong bì phổ biến là 長形3号 (Chōkei 3-gō - cỡ trung bình) hoặc 角形2号 (Kakugata 2-gō - cỡ lớn). Nên sử dụng phong bì màu trắng hoặc màu nhạt và giấy phong bì nên chọn loại dày dặn, mịn màng và có chất lượng tốt.
• Thư chúc mừng/chia buồn (慶弔 - Keichō): Sử dụng phong bì đặc biệt. Thư chúc mừng nên có phong bì màu trắng hoặc màu sáng. Thư chia buồn sử dụng phong bì màu trắng trơn, không có họa tiết

Quy tắc viết thư bằng tiếng Nhật

Viết thư tiếng Nhật không chỉ đòi hỏi kiến thức về ngôn ngữ mà còn cần tuân thủ các quy tắc về định dạng và cách trình bày. Một trong những yếu tố quan trọng nhất là hướng viết, bao gồm thư ngang (横書き - yokogaki) và thư dọc (縦書き - tategaki).

Thư dọc 

Thư dọc được viết từ trên xuống dưới và từ phải sang trái. 

• Định dạng:
  • Lề giấy: Lề phải và lề trái thường rộng hơn lề trên và lề dưới.
  • Khoảng cách dòng: Thường sử dụng khoảng cách dòng gấp đôi chiều cao chữ.
  • Đầu dòng: Thụt đầu dòng cho đoạn văn mới.
• Dấu câu:
  • Sử dụng dấu câu tiếng Nhật (、。：「」) theo quy tắc của thư dọc.
  • Dấu câu phương Tây (, . : “ ”) thường được xoay 90 độ khi sử dụng trong thư dọc.
• Số và chữ cái Latin: Nên hạn chế sử dụng số Ả Rập và chữ cái Latin trong thư dọc. 

Thư ngang

Thư ngang được viết từ trái sang phải, giống như cách viết của tiếng Anh và nhiều ngôn ngữ châu Âu khác.

• Định dạng:
  • Lề giấy: Lề trái và lề phải thường rộng hơn lề trên và lề dưới.
  • Khoảng cách dòng: Thường sử dụng khoảng cách dòng 1.5 hoặc 2.0.
  • Đầu dòng: Không cần thụt đầu dòng cho đoạn văn mới.
• Dấu câu: Sử dụng dấu câu tiếng Nhật (、。：「」) và dấu câu phương Tây (, . : “ ”) theo quy tắc của từng loại.
• Số và chữ cái Latin: Có thể sử dụng số Ả Rập và chữ cái Latin trong thư ngang.

Cách viết thư bằng tiếng Nhật - Cấu trúc chuẩn bản ngữ

Thư tiếng Nhật có cấu trúc khá chặt chẽ với những quy tắc cần tuân thủ để thể hiện sự trang trọng và lịch sự. Dưới đây là cấu trúc thư chuẩn bản ngữ:

1. Phần đầu thư

• Ngày tháng: Ghi ngày tháng viết thư ở góc trên bên phải, theo thứ tự năm/tháng/ngày.
• Địa chỉ người nhận: Ghi địa chỉ người nhận ở giữa phong bì, bao gồm:
  • Tên công ty/tổ chức (nếu có).
  • Chức danh (nếu có).
  • Họ tên người nhận kèm theo kính ngữ "様 (sama)".
• Địa chỉ người gửi: Ghi địa chỉ người gửi ở mặt sau của phong bì, bao gồm:
  • Họ tên người gửi.
  • Địa chỉ.

2. Phần mở đầu (時候の挨拶 - jikō no aisatsu)

• Lời chào đầu thư: Sử dụng lời chào phù hợp với mối quan hệ và tình huống, ví dụ:
  • 拝啓 (Haikei) - Kính gửi (trang trọng nhất).
  • 謹啓 (Kinkei) - Kính gửi (trang trọng).
  • 前啓 (Zenkei) - Kính gửi (thông thường hơn).
• Câu mở đầu: Nêu lý do viết thư hoặc hỏi thăm sức khỏe người nhận.

Ví dụ:

時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。(Jika masumasu go-seijō no koto to o-yorokobi mōshiagemasu) - Chúc bạn luôn mạnh khỏe và thành công.

お元気でお過ごしのことと存じます。(O-genki de o-sugoshi no koto to zonjimasu) - Mong bạn luôn khỏe mạnh.

3. Phần nội dung chính (本文 - honbun)

• Trình bày nội dung chính của thư một cách rõ ràng, mạch lạc và lịch sự.
• Chia nội dung thành các đoạn văn ngắn gọn, dễ đọc.
• Sử dụng kính ngữ phù hợp với người nhận.
• Tránh sử dụng ngôn ngữ thông tục, tiếng lóng hoặc biểu tượng cảm xúc.

4. Phần kết thúc (結びの挨拶 - musubi no aisatsu)

• Câu kết thúc: Tóm tắt nội dung chính của thư hoặc nêu mong muốn của bạn.

Ví dụ:

ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。(Gokentō no hodo, yoroshiku onegai mōshiagemasu) - Mong bạn xem xét.

今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。(Kongotomo go-shidō go-bentatsu no hodo, yoroshiku onegai mōshiagemasu) - Mong tiếp tục nhận được sự chỉ bảo của bạn.

• Lời chào cuối thư: Sử dụng lời chào lịch sự phù hợp với lời chào đầu thư.

Ví dụ:

敬具 (Keigu) - Trân trọng (phù hợp với 拝啓 và 謹啓).

敬白 (Keihaku) - Trân trọng (phù hợp với 前啓).

早々 (Sōsō) - Trân trọng (thông thường hơn).

5. Phần ký tên

Ký tên thật của bạn bên dưới lời chào cuối thư. Có thể ghi rõ họ tên và chức danh (nếu có) bên dưới chữ ký.

>>> Xem thêm: 

• Dịch thư từ tiếng Nhật sang tiếng Việt
• Dịch thư từ tiếng Việt sang tiếng Nhật

Cách ghi địa chỉ trên bì thư ở Nhật

Việc ghi địa chỉ trên bì thư ở Nhật Bản có những quy tắc riêng, khác biệt so với cách ghi địa chỉ ở nhiều quốc gia khác. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách ghi địa chỉ trên bì thư tiếng Nhật cho cả thư dọc (tategaki) và thư ngang (yokogaki):

1. Nguyên tắc chung

• Thứ tự địa chỉ: Địa chỉ được viết theo thứ tự từ lớn đến nhỏ, bắt đầu từ quốc gia, tỉnh/thành phố, quận/huyện, phường/xã, số nhà, tên tòa nhà (nếu có), và cuối cùng là tên người nhận.
• Kính ngữ: Sử dụng kính ngữ "様 (sama)" sau tên người nhận.
• Mã bưu chính: Viết mã bưu chính ở ô trống được chỉ định (thường ở góc trên bên phải của bì thư).

2. Cách ghi địa chỉ cho thư dọc (tategaki)

Viết địa chỉ từ trên xuống dưới và từ phải sang trái. Mỗi phần địa chỉ được viết trên một dòng riêng.

Ví dụ:

〒100-0005

東京都

千代田区

丸の内 1-1-1

丸の内ビルディング 10階

田中 太郎 様

3. Cách ghi địa chỉ cho thư ngang (yokogaki)

Viết địa chỉ từ trái sang phải và từ trên xuống dưới. Mỗi phần địa chỉ được cách nhau bởi dấu phẩy (,).

Ví dụ:

〒100-0005 東京都千代田区丸の内1-1-1, 丸の内ビルディング10階, 田中 太郎 様

Cách gửi thư từ nước ngoài sang Nhật Bản

Bạn có thể gửi thư sang Nhật Bản qua 2 cách:

• Bưu điện quốc gia: Đây là lựa chọn phổ biến và đáng tin cậy nhất. Bạn có thể sử dụng dịch vụ bưu chính quốc gia của nước bạn để gửi thư sang Nhật Bản. Ở Việt Nam sẽ là VNPost.
• Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế: Nếu cần gửi thư gấp hoặc có giá trị cao, bạn có thể sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế như DHL, FedEx, UPS. Tuy nhiên, chi phí sẽ cao hơn so với bưu điện quốc gia.

Tham khảo một số mẫu thư bằng tiếng Nhật

Dưới đây là một số mẫu thư tiếng Nhật bạn có thể tham khảo:

Thư cảm ơn tiếng Nhật (お礼状 - Orei-jō)

頭語: 拝啓

時候の挨拶: 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

本文: 先日は、[Nội dung cảm ơn] いただき、誠にありがとうございました。

[Nêu cảm nghĩ của bạn]

結びの挨拶: 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

敬具

日付: [Ngày tháng]

差出人: [Tên của bạn]

Thư xin lỗi  (謝罪文 - Shazaibun)

頭語: 拝啓

時候の挨拶: 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

本文: この度は、[Nội dung xin lỗi] いたしまして、誠に申し訳ございませんでした。

[Giải thích lý do và nêu biện pháp khắc phục]

結びの挨拶: 今後このようなことがないよう、十分に注意してまいります。

何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

謹白

日付: [Ngày tháng]

差出人: [Tên của bạn]

Thư chúc mừng (祝辞 - Shukushi)

拝啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

この度は、[Nội dung chúc mừng] おめでとうございます。

[Lời chúc của bạn]

今後ますますのご活躍をお祈り申し上げます。

敬具

[Ngày tháng]

[Tên của bạn]

Thư xin việc (履歴書 - Rirekisho)

拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

私、[Họ tên]は、[Trường đại học/cao đẳng] [Chuyên ngành]を卒業いたしました。

貴社ホームページにて募集中の[Vị trí ứng tuyển]に応募させていただきたく、履歴書を同封いたしました。

[Kinh nghiệm và kỹ năng của bạn]

貴社の一員として貢献できますよう、全力を尽くす所存でございます。

ご多忙中とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

[Ngày tháng]

[Tên của bạn]

Viết thư tiếng Nhật là một nghệ thuật đòi hỏi sự am hiểu về ngôn ngữ, văn hóa và nghi thức xã giao của người Nhật. Thông qua hướng dẫn chi tiết trong bài viết, hy vọng bạn đã có thêm kiến thức và tự tin để viết những bức thư tiếng Nhật trang trọng, lịch sự và thể hiện sự tôn trọng với người nhận.

Tuy nhiên, đối với những trường hợp cần độ chính xác cao, việc sử dụng dịch vụ dịch thuật thư tiếng Nhật chuyên nghiệp là giải pháp đáng cân nhắc. Hãy liên hệ với Dịch thuật Số 1 ngay hôm nay để trải nghiệm dịch vụ dịch thuật thư tiếng Nhật uy tín và tận tâm!

Thông tin liên hệ

 

Giải thưởng dành được

Dịch vụ Tiêu Biểu Châu Á Thái Bình Dương

Thương hiệu hàng đầu - TOP BRAND

Thương hiệu uy tín - TRUSTED BRAND

Cơ quan thuế nhiều năm tuyên dương